Assistente Executivo(A)

Netvagas; São Paulo; Presencial; BRL 100 000 - 145 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Vale-refeição

Vale-alimentação

Vale-transporte

Plano de saúde

Seguro de vida

Auxílio Creche

Auxílio financeiro para dependentes

Bonificação anual

Resumo da oferta

Netvagas busca um Assistente Executivo(a) para oferecer suporte direto à alta gestão em um ambiente dinâmico em São Paulo. O papel envolve gerenciar agendas complexas, organizar reuniões e produzir materiais executivos com confidencialidade e precisão.

Você atuará na rotina administrativa do escritório, cuidando de fornecedores, viagens e eventos, além de apoiar a comunicação interna e externa com alta qualidade. Venha fazer parte de uma equipe multidisciplinar e focada em resultados.

Qualificações

• Formação superior em Administração de Empresas, Secretariado, Letras ou áreas correlatas.
• Inglês fluente não obrigatório (depende da empresa).
• Experiência prévia como Assistente Executivo(a) apoiando alta gestão.
• Ótima organização, discrição e capacidade de priorização de demandas.
• Conhecimento em ferramentas de produtividade para gestão de agendas.
• Experiência com organização de eventos e logística de viagens.

Responsabilidades

• Gerenciar agendas complexas, triando solicitações e definindo prioridades.
• Planejar e conduzir a logística de reuniões, incluindo convites, salas, links e atas.
• Preparar materiais e apresentações para fóruns executivos.
• Realizar follow-ups de prazos e entregáveis com áreas responsáveis.
• Apoiar a organização de viagens, eventos e logística de deslocamentos.
• Receber visitantes, clientes e fornecedores, garantindo experiência acolhedora.
• Apoiar rotinas administrativas do escritório e gestão de facilities.
• Controlar estoque de escritório e reposição de materiais.
• Propor melhorias de processos e automações simples.

Conhecimentos

Organização

Gestão de agenda

Proatividade

Gestão de stakeholders

Redação de comunicações

Resolução de problemas

Atendimento ao visitante

Comunicação interpessoal

Gestão de fornecedores

Formação académica

Administração de Empresas

Ferramentas

Google Workspace

Notion

Jira

VExpenses

Descrição da oferta de emprego

Somos a plataforma completa para negociação de energia no mercado livre. Nossa atuação tem um propósito claro: prover uma infraestrutura de mercado que garanta segurança, liquidez e estabilidade para o trading de energia brasileiro.

Toda essa estrutura é construída sobre a solidez inquestionável de dois gigantes globais: a B3, por meio de seu fundo independente L4 Venture Builder, e o EEX Group, maior grupo de bolsas de energia do mundo, através da Nodal Brazil LLC.

Para mais informações, acesse: https://n5x.com.br

Trabalhar na N5X é fazer parte da construção da primeira plataforma de negociação multilateral e registro de contratos futuros com contraparte central do mercado livre de energia brasileiro. Tudo isso em um time experiente e multidisciplinar: gente que combina profundidade de conhecimento em energia e mercado de capitais com a prática em produtos digitais e temas regulatórios.

Aqui, o protagonismo é a regra. As pessoas têm um papel-chave na evolução da empresa e das soluções, em um ambiente ideal para quem gosta de aprender rápido e de entregar com excelência em um ritmo dinâmico.

Também é um lugar em que a colaboração é central. Todos os dias, buscamos potencializar o trabalho em equipe, tanto internamente quanto externamente, com postura sempre aberta para cocriar com participantes do mercado, acionistas e reguladores, sustentando uma cultura diversa e com muita \"mão na massa\".

Buscamos uma pessoa altamente motivada, organizada e orientada a resultados para atuar como Assistente Executivo(a), oferecendo suporte direto à alta gestão e garantindo fluidez na rotina executiva em um ambiente dinâmico e de ritmo acelerado.

É essencial ter experiência em gestão de agendas complexas, organização de reuniões internas e externas, preparação de materiais e apresentações para fóruns executivos, além de excelente capacidade de priorização, comunicação e confidencialidade. Espera-se autonomia para antecipar demandas, coordenar logística de viagens e eventos, acompanhar prazos e encaminhamentos, e interagir com diferentes áreas e stakeholders, assegurando alto padrão de execução e atendimento.

Além do suporte à liderança, buscamos alguém que tenha experiência na gestão das rotinas administrativas do escritório, atuando de forma proativa na recepção de visitantes, organização do ambiente corporativo e coordenação de atividades de facilities. Será responsável pelo acompanhamento de fornecedores, controle de estoque e reposição de materiais de escritório e copa, suporte à infraestrutura do escritório e garantia de uma operação eficiente e acolhedora para colaboradores e visitantes.

• Compreender prioridades e objetivos da alta gestão, apoiando o alinhamento da agenda executiva às demandas estratégicas e ao ritmo do negócio;
• Gerenciar agenda complexa com múltiplos stakeholders (internos), realizando triagem de solicitações, definição de prioridades e antecipação de conflitos;
• Planejar, organizar e conduzir a logística de reuniões (convites, salas, links, materiais prévios, pauta, registro de decisões e encaminhamentos), garantindo cadência e efetividade;
• Preparar, revisar e padronizar materiais e apresentações executivas (slides), consolidando informações de diferentes áreas e garantindo clareza e consistência;
• Acompanhar prazos, entregáveis e pendências acordadas em fóruns executivos, realizando follow-ups proativos com as áreas responsáveis;
• Coordenar viagens e eventos (passagens, hospedagem, deslocamentos, reembolsos e agendas dos executivos), assegurando organização e atenção a detalhes;
• Atuar como ponto focal para comunicações e demandas direcionadas à alta gestão, assegurando respostas ágeis, postura profissional e confidencialidade;
• Apoiar a organização de documentos, contratos e informações sensíveis, mantendo controle de versões e fácil acesso;
• Propor melhorias de processo e automações simples para aumentar eficiência (rotinas, templates, checklists e relatórios de acompanhamento);
• Apoiar a rotina administrativa, garantindo o bom funcionamento do escritório (organização, conservação, orientação aos serviços de limpeza e pequenos reparos), com atenção a prazos e padrões definidos;
• Realizar atendimentos e triagem de solicitações internas, registrando demandas, priorizando por criticidade e acompanhando até a conclusão;
• Apoiar a logística de infraestrutura do dia a dia (reserva de salas, relacionamento com o time wework, materiais, acessos), assegurando disponibilidade e boa experiência;
• Controlar e organizar estoque e suprimentos (material de escritório, copa, insumos de limpeza), realizando cotações simples, pedidos, recebimento e reposição conforme necessidade.
• Recepcionar clientes, parceiros, fornecedores e demais visitantes, realizando direcionamento, controle de acessos e suporte necessário.
• Realizar cotações, controle orçamentário básico e aquisição de materiais administrativos, insumos de copa e itens de escritório, garantindo disponibilidade adequada e evitando rupturas no estoque.

Requisitos:

• Organização e priorização em ambiente dinâmico: habilidade de gerenciar múltiplas demandas simultâneas, replanejar rapidamente e manter foco no que é crítico para o negócio;
• Senso de urgência com precisão: atenção a detalhes sem perder velocidade, garantindo alta qualidade em entregas, agendas, e-mails e materiais;
• Proatividade e antecipação de necessidades: leitura de contexto para prever riscos, ajustar agendas, preparar informações e sugerir próximos passos antes de serem solicitados;
• Gestão de stakeholders e follow-up: capacidade de cobrar retornos, destravar pendências e acompanhar prazos/decisões com postura firme e colaborativa;
• Escrita e revisão de alto padrão: habilidade para redigir, revisar e padronizar comunicações e documentos, garantindo consistência de tom e mensagem;
• Resolução de problemas e autonomia: abordagem prática para lidar com imprevistos (viagens, reuniões, mudanças de agenda), encontrando soluções com pouca supervisão.
• Atendimento e hospitalidade: receber visitantes, clientes, parceiros e fornecedores com cordialidade, profissionalismo e discrição, proporcionando uma experiência alinhada à cultura da empresa.
• Comunicação interpessoal: facilidade para interagir com diferentes públicos e níveis hierárquicos.
• Gestão de fornecedores: coordenar fornecedores, acompanhar demandas operacionais e garantir a qualidade dos serviços relacionados à infraestrutura e funcionamento do escritório.

Essenciais:

• Formação em Administração de Empresas, Secretariado, Letras ou áreas correlatas;
• Inglês fluente comprovado;
• Experiência prévia como Assistente Executivo(a), atuando com apoio direto à alta gestão;
• Excelente organização, discrição e senso de prioridade para lidar com informações sensíveis e demandas simultâneas;
• Domínio de ferramentas de produtividade (Google Workspace): agenda, e-mail, documentos, planilhas e apresentações;
• Experiência em gestão de agendas complexas, organização de reuniões e suporte à preparação de apresentações e relatórios.
• Vivência em empresas de alto crescimento, ambientes de ritmo acelerado;
• Experiência com organização de eventos corporativos e logística de viagens nacionais e internacionais;
• Familiaridade com ferramentas de gestão de tarefas e documentação (ex.: Notion, Jira, VExpenses);
• Conhecimento em rotinas administrativas/financeiras (reembolsos, centros de custo, processos internos) para interface com as áreas de suporte.
• Bônus: Até 2 salários no ano;
• Vale Refeição: R$ 43,68/dia útil;
• Vale Alimentação: R$ 832,00 mês;
• Vale Transporte: Ida e volta para os dias presenciais no escritório sem desconto em folha;
• Plano de saúde: SulAmérica com coparticipação para titular e seus beneficiários - filhos(as) e cônjuge;
• Seguro de vida: Metlife;
• Auxílio Creche: Reembolso de até 40% do salário normativo para filhos até 24 meses e 35% entre 24 e 71 meses;
• Auxílio Financeiro para Empregados com Filhos com Deficiência: Valor correspondente a 50% do salário normativo.

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Assistente executivo(a) SAO PAULO, SP, BR