Assistente De Operações Administrativa

Netvagas; São Paulo; Presencial; BRL 28 000 - 42 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Netvagas está buscando Assistente de operações administrativas em São Paulo, SP. O(a) profissional atuará apoiando rotinas administrativas, financeiro e facilities da unidade, com foco em controle de fornecedores, compras, documentação e atendimento.

O candidato ideal possui nível superior em Administração ou áreas correlatas, experiência com ERP e Office, e boa organização e comunicação. A posição é de tempo integral, com atuação na unidade.

Qualificações

• Ensino superior em Administração ou áreas correlatas.
• Experiência com controle de fornecedores e prestadores de serviço.
• Conhecimento em ERP e rotinas administrativas/financeiras.

Responsabilidades

• Realizar a abertura técnica diária da unidade, desativando alarmes e acionando lâmpadas/equipamentos básicos.
• Registrar e acompanhar demandas de manutenção predial, preventiva e corretiva da infraestrutura.
• Acompanhar e fiscalizar a entrega de serviços da empresa terceirizada de limpeza; acionar o gerente em caso de não conformidades.
• Controlar o acesso físico e eletrônico da unidade, cobrindo a recepção conforme horários.
• Efetuar o input de faturas, boletos e solicitações de pagamento no sistema corporativo (ERP/Planilhas).
• Controlar vencimentos e documentação de fornecedores; solicitar compras e cotações de materiais.
• Organizar eventos internos e reuniões; manter controles, planilhas e relatórios atualizados.

Conhecimentos

Excel

SQL

Python

Gestão de fornecedores

Organização

Comunicação

Backoffice

Formação académica

Superior em Administração/Processos Gerenciais

Ferramentas

ERP

Office

Descrição da oferta de emprego

• Experiência com controle de fornecedores e prestadores de serviço.


• Experiência com lançamentos financeiros ou solicitações de pagamento.


• Conhecimento intermediário em Excel.


• Conhecimento do Pacote Office.


• Boa organização e capacidade de controle de múltiplas demandas.


• Boa comunicação verbal e escrita.


• Ensino Superior cursando ou concluído em Administração, Processos Gerenciais, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.
  


• Conhecimento em SQL e/ou Python para análise de dados;


• Vivência com documentação de processos, requisitos ou fluxos;


• Experiência com análise de dados, métricas de produto ou ferramentas de BI além do Metabase (ex: Power BI, Tableau, Google Data Studio);


• Conhecimento básico de UX/UI, design thinking ou pesquisa com usuários;


• Vivência em ambientes ágeis ou squads multidisciplinares;


• Participação em bootcamps, cursos, eventos ou comunidades de produto, tecnologia ou UX.


• Experiência em Facilities;


• Experiência com sistemas ERP;


• Experiência com gestão de contratos e fornecedores;


• Experiência em ambiente corporativo;


• Conhecimento em processos financeiros administrativos.


• Realizar a abertura técnica diária da unidade no início do expediente, efetuando o desarme do sistema de alarmes e acionamento de luzes/equipamentos básicos.


• Registrar e acompanhar demandas de manutenção predial, preventiva e corretiva da infraestrutura.


• Atuar como ponto de apoio interno para demandas relacionadas à infraestrutura e facilities da unidade.


• Acompanhar e fiscalizar a entrega dos serviços prestados pela empresa terceirizada de limpeza, acionando o gerente da respectiva prestadora em caso de não conformidades.

2. Recepção, Atendimento e Fluxo

• Controlar o acesso físico e eletrônico da unidade, realizando a cobertura operacional da recepção de forma contínua e durante intervalos ou ausências programadas.


• Recepcionar, identificar e orientar visitantes, clientes, fornecedores e prestadores de serviço.


• Receber, conferir, protocolar e distribuir correspondências, documentos e encomendas.


• Realizar postagens e retiradas junto aos Correios e transportadoras.

3. Rotinas Administrativas e Financeiras (Backoffice)

• Efetuar o input (lançamento e digitalização) de faturas, boletos e solicitações de pagamento no sistema corporativo (ERP/Planilhas), realizando os devidos rateios de despesas conforme diretrizes da área financeira, direcionando os processos para posterior aprovação e liquidação bancária pelos gestores responsáveis.


• Controlar vencimentos e organizar a documentação de fornecedores sob sua responsabilidade.


• Solicitar compras de materiais e insumos administrativos, realizando cotações e acompanhando prazos de entrega.


• Controlar e repor materiais de escritório, copa e salas de reunião, garantindo a organização e disponibilidade dos recursos desses ambientes.


• Apoiar a organização de eventos internos e reuniões corporativas.


• Manter controles, planilhas e relatórios administrativos atualizados.

Assistente de operações administrativa SAO PAULO, SP, BR