Assistente de Diretoria

Instituto de Cardiologia e Transplantes do Distrito Federal; Sudoeste e Octogonal; Presencial; BRL 45 000 - 73 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Instituto de Cardiologia e Transplantes do Distrito Federal procura um(a) Secretário(a) Executivo(a) para organizar e administrar a agenda da Diretoria, incluindo reuniões, visitas e eventos institucionais.

A função envolve agendar reuniões, receber gestores, preparar documentos e manter confidencialidade. Exige ensino superior em Secretariado, Pacote Office e experiência anterior em apoio administrativo.

Qualificações

• Ensino superior completo em Secretariado.
• Conhecimento do Pacote Office.
• Experiência anterior como Auxiliar de Escritório, Secretária ou função similar.

Responsabilidades

• Organizar e administrar a agenda da Diretoria, incluindo reuniões, compromissos, visitas e eventos institucionais.
• Agendar, confirmar e acompanhar reuniões internas e externas, providenciando os recursos necessários.
• Recepcionar e prestar atendimento a gestores, médicos, fornecedores, parceiros e demais públicos relacionados à Diretoria.
• Organizar e encaminhar documentos, correspondências, ofícios, relatórios e demais demandas destinadas à Diretoria.
• Elaborar, revisar e formatar documentos, apresentações, atas, comunicados e correspondências institucionais.
• Registrar e acompanhar demandas e pendências da Diretoria, garantindo os devidos encaminhamentos e retornos.
• Apoiar a organização de reuniões institucionais, incluindo convocação, preparação de pauta, materiais e registro das informações.
• Realizar a interface entre a Diretoria e as demais áreas da instituição, direcionando demandas e facilitando a comunicação.
• Controlar e organizar arquivos físicos e digitais, mantendo documentos acessíveis e atualizados.
• Receber, registrar e direcionar ligações, mensagens e solicitações destinadas à Diretoria.
• Manter sigilo e confidencialidade sobre informações estratégicas, administrativas, financeiras e institucionais.
• Executar outras atividades administrativas relacionadas à assessoria e suporte à Diretoria.

Conhecimentos

Gestão de agenda

Recepção de visitantes

Organização de documentos

Comunicação interna

Formação académica

Secretariado

Ferramentas

Pacote Office

Descrição da oferta de emprego

Descrição

• Organizar e administrar a agenda da Diretoria, incluindo reuniões, compromissos, visitas e eventos institucionais;
• Agendar, confirmar e acompanhar reuniões internas e externas, providenciando os recursos necessários;
• Recepcionar e prestar atendimento a gestores, médicos, fornecedores, parceiros e demais públicos relacionados à Diretoria;
• Organizar e encaminhar documentos, correspondências, ofícios, relatórios e demais demandas destinadas à Diretoria;
• Elaborar, revisar e formatar documentos, apresentações, atas, comunicados e correspondências institucionais;
• Registrar e acompanhar demandas e pendências da Diretoria, garantindo os devidos encaminhamentos e retornos;
• Apoiar a organização de reuniões institucionais, incluindo convocação, preparação de pauta, materiais e registro das informações;
• Realizar a interface entre a Diretoria e as demais áreas da instituição, direcionando demandas e facilitando a comunicação;
• Controlar e organizar arquivos físicos e digitais, mantendo documentos acessíveis e atualizados;
• Apoiar a organização de viagens, eventos, visitas institucionais e compromissos externos da Diretoria, quando necessário;
• Receber, registrar e direcionar ligações, mensagens e solicitações destinadas à Diretoria;
• Controlar prazos e apoiar o acompanhamento de documentos e demandas institucionais sob responsabilidade da Diretoria;
• Manter sigilo e confidencialidade sobre informações estratégicas, administrativas, financeiras e institucionais;
• Executar outras atividades administrativas relacionadas à assessoria e suporte à Diretoria.

Requisitos

• Ensino superior completo em Secretariado;
• Conhecimento do pacote office;
• Experiência anterior como Auxiliar de Escritório, Secretária ou função similar.