Assistente de Diretoria

Instituto de Cardiologia e Transplantes do Distrito Federal; Brasília; Presencial; BRL 33 000 - 56 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Instituto de Cardiologia e Transplantes do Distrito Federal busca profissional para assessoria da Diretoria. A função envolve organização da agenda, agendamento de reuniões, recepção de gestores e suporte administrativo diário.

Você será responsável por preparar documentos, acompanhar pendências, apoiar reuniões institucionais, manter sigilo de informações e facilitar a comunicação entre diretoria e áreas. Requisitos: formação superior em Secretariado, bom domínio do Pacote Office e experiência

Qualificações

• Ensino superior completo em Secretariado.
• Conhecimento básico de informática e pacote Office.
• Experiência anterior em função similar.

Responsabilidades

• Organizar e administrar a agenda da Diretoria, incluindo reuniões e eventos.
• Agendar, confirmar e acompanhar reuniões, assegurando recursos.
• Recepcionar e atender gestores, médicos, fornecedores e parceiros.
• Organizar documentos, correspondências, atas e relatórios destinados à Diretoria.
• Preparar apresentações e comunicados institucionais.
• Gerenciar prazos e encaminhar demandas da Diretoria.
• Manter sigilo e confidencialidade sobre informações estratégicas.
• Apoiar viagens, visitas e compromissos externos da Diretoria.

Conhecimentos

Organização

Comunicação

Gestão de agenda

Proatividade

Formação académica

Superior completo em Secretariado

Ferramentas

Pacote Office

Descrição da oferta de emprego

Descrição:

• Organizar e administrar a agenda da Diretoria, incluindo reuniões, compromissos, visitas e eventos institucionais;
• Agendar, confirmar e acompanhar reuniões internas e externas, providenciando os recursos necessários;
• Recepcionar e prestar atendimento a gestores, médicos, fornecedores, parceiros e demais públicos relacionados à Diretoria;
• Organizar e encaminhar documentos, correspondências, ofícios, relatórios e demais demandas destinadas à Diretoria;
• Elaborar, revisar e formatar documentos, apresentações, atas, comunicados e correspondências institucionais;
• Registrar e acompanhar demandas e pendências da Diretoria, garantindo os devidos encaminhamentos e retornos;
• Apoiar a organização de reuniões institucionais, incluindo convocação, preparação de pauta, materiais e registro das informações;
• Realizar a interface entre a Diretoria e as demais áreas da instituição, direcionando demandas e facilitando a comunicação;
• Controlar e organizar arquivos físicos e digitais, mantendo documentos acessíveis e atualizados;
• Apoiar a organização de viagens, eventos, visitas institucionais e compromissos externos da Diretoria, quando necessário;
• Receber, registrar e direcionar ligações, mensagens e solicitações destinadas à Diretoria;
• Controlar prazos e apoiar o acompanhamento de documentos e demandas institucionais sob responsabilidade da Diretoria;
• Manter sigilo e confidencialidade sobre informações estratégicas, administrativas, financeiras e institucionais;
• Executar outras atividades administrativas relacionadas à assessoria e suporte à Diretoria.

Requisitos:

• Ensino superior completo em Secretariado;
• Conhecimento do pacote office;
• Experiência anterior como Auxiliar de Escritório, Secretária ou função similar.