Assistente de Atendimento | Recepção

Instituto Caldeira; Porto Alegre; On-site; BRL 29,000 - 40,000; Full time

Job summary

Instituto Caldeira está contratando um Assistente de Atendimento para ser o rosto da nossa operação. O profissional garantirá uma experiência de chegada impecável para membros, visitantes e parceiros, cuidando do check-in, das áreas de recepção e da segurança.

Responsável por orientar os clientes, gerenciar acesso, correspondências e organização de salas, o papel envolve apoio ao Backoffice e à logística de insumos.

Qualifications

• Requisitos: Superior cursando ou completo em Administração, Processos Gerenciais, Hotelaria, Gestão Comercial, Comunicação ou áreas correlatas.
• Experiência de pelo menos 1 ano em ambiente corporativo, atendimento B2B ou suporte operacional.
• Excel básico/intermediário e facilidade para aprender novos softwares (CRM/ERP, plataformas de ticket).

Responsibilities

• Recepcionar membros e visitantes com cordialidade, garantindo check-in fluido.
• Atuar como facilitador da jornada do cliente, esclarecendo dúvidas e encaminhando demandas.
• Zelar pela organização e estética das áreas de recepção e comuns.
• Operar o sistema de controle de acesso para visitantes e prestadores de serviço.
• Receber, triagem e notificação de correspondências para residentes.
• Gerenciar agenda de salas de reunião e garantir preparação pré-uso.
• Reportar inconsistências de acessos/dados ao Backoffice.
• Auxiliar na logística básica de insumos (café, papelaria etc.).
• Prestar suporte de conectividade (Wi‑Fi) e uso das facilidades do prédio.

Skills

Atendimento ao cliente

Excel básico

CRM/ERP

Comunicação

Education

Administração ou áreas correlatas

Tools

CRM/ERP

Sistemas de ticket

Job description

Descrição da Vaga

O Assistente de Atendimento é o primeiro ponto de contato e a "cara" da nossa operação. Esta função é responsável por garantir uma experiência de chegada impecável para membros, visitantes e parceiros. O foco está na excelência do atendimento, na gestão do ambiente e no suporte imediato às demandas do dia a dia do espaço.

Descrição da Vaga

O Assistente de Atendimento é o primeiro ponto de contato e a "cara" da nossa operação. Esta função é responsável por garantir uma experiência de chegada impecável para membros, visitantes e parceiros. O foco está na excelência do atendimento, na gestão do ambiente e no suporte imediato às demandas do dia a dia do espaço.

Principais Responsabilidades

• Customer Experience & Hospitalidade
• Recepcionar membros e visitantes com cordialidade, garantindo um processo de check-in fluido e acolhedor.
• Atuar como o facilitador da jornada do cliente, sanando dúvidas e direcionando solicitações às áreas responsáveis.
• Zelar pela organização e estética das áreas comuns e de recepção.
• Gestão de Fluxo e Acessos
• Operar o sistema de controle de acesso para visitantes e prestadores de serviço, garantindo a segurança do local.
• Realizar o recebimento, triagem e notificação de correspondências e encomendas para os residentes.
• Monitorar o agendamento de salas de reunião e garantir que os espaços estejam preparados (limpeza e tecnologia) antes de cada uso.
• Suporte Operacional Local
• Atuar em sintonia com o Backoffice para reportar inconsistências de acessos ou dados de membros identificados no dia a dia.
• Apoiar a logística básica de insumos das áreas comuns (café, suprimentos de escritório, etc.).
• Prestar suporte de primeiro nível para dúvidas de conectividade (Wi-Fi) e uso das facilidades do prédio.

Requisitos Obrigatórios

• Ensino superior cursando ou completo em Administração, Processos Gerenciais, Hotelaria, Gestão Comercial, Comunicação ou áreas correlatas.
• Experiência mínima de pelo menos 1 ano de atuação em ambientes corporativos, atendimento ao cliente B2B ou suporte operacional.
• Experiência em Excel básico/intermediário.
• Facilidade comprovada para aprender e operar novos softwares e sistemas (CRM, ERP, plataformas de ticket).
• Escrita impecável, com domínio de gramática e ortografia para elaboração de documentos e comunicados oficiais.
• Capacidade de transmitir informações de forma clara, profissional e sem gírias excessivas.
• Habilidade para gerenciar uma lista de pendências diárias sem necessidade de supervisão constante (uso de checklists ou agendas).
• Compromisso rigoroso com horários de escala e prazos de entrega de documentos/relatórios.
• Mentalidade voltada para servir e resolver a dor do membro/cliente, independentemente de a função ser administrativa ou presencial.
• Atitude proativa para identificar problemas (um erro no sistema ou uma falha física no espaço) e reportar/agir imediatamente.
• Disponibilidade de atuar das 13h00 às 21h00 de segunda à sexta e aos sábados das 8h00 às 14h00, com 1h de intervalo ou de segunda a sexta-feira, das 7h30 às 16h30 (com 1h de intervalo).

Diferenciais

• Conhecimento prévio em ecossistemas de inovação ou coworking.
• Experiência com sistemas de controle de acesso ou CRMs básicos.
• Curso técnico ou graduação em Turismo, Hotelaria ou Relações Públicas.