ASSISTENTE ADMINISTRATIVO I

Vem ser Iguatemi; São Paulo; Híbrido; BRL 32 000 - 48 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Vem ser Iguatemi busca profissional para atividades administrativas no setor de documentação e atendimento a clientes em São Paulo. O candidato irá registrar entradas e saídas, conferir faturas e boletos, além de preparar relatórios e planilhas com dados relevantes da área.

É desejável experiência com cadastros, prazos e organização de fluxos de trabalho, oferecendo apoio na aquisição de materiais, eventos internos e manuais técnicos, mantendo a precisão de informações.

Qualificações

• Experiência prévia em apoio administrativo ou escritório.
• Registro, conferência e distribuição de documentos.
• Controle de cadastros, dados e prazos administrativos.

Responsabilidades

• Registrar entrada e saída de documentos e conferir notas fiscais e boletos.
• Preparar relatórios, formulários e planilhas com dados financeiros.
• Acompanhar prazos, fluxogramas e cronogramas de processos administrativos.
• Receber clientes e fornecedores, esclarecer dúvidas e registrar ocorrências.
• Apoiar na organização de eventos internos e na elaboração de manuais técnicos.

Conhecimentos

Gestão de documentos

Rotinas administrativas

Pacote Office

Atendimento a clientes

Ferramentas

Pacote Office

Descrição da oferta de emprego

Selecione a frequência (em dias) de recebimento de alertas:

Localização: Pátio Higienópolis (SPH), São Paulo - São Paulo, BR, São Paulo

RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS - O quê e como ?

Realizar diversas tratativas de documentos da área, entre elas, registrar a entrada e saída de documentos, conferir notas fiscais, faturas de pagamentos e boletos, verificar, triar e distribuir documentos, conferir dados e datas, identificar irregularidades e classificar documentos, atualizar informações, solicitar cópias, receber, formatar e arquivar documentos.
Preencher documentos através de digitação de textos e planilhas, preenchimento de formulários e/ou cadastros, preparação de minutas, digitar notas de lançamentos contábeis.
Preparar relatórios, formulários e planilhas por meio de coleta de dados, verificação de índices econômicos e financeiros, elaboração planilhas de cálculos, fluxogramas e cronogramas, efetuar e conferir cálculos, redigir atas, elaborar correspondência, dar apoio operacional para elaboração de manuais técnicos, realizar prestação de contas, requisitar pagamentos, ajustar contratos, colher assinaturas.
Acompanhar processos administrativos verificando prazos estabelecidos, localizando processos administrativos, acompanhando notificações de não conformidade, encaminhando protocolos internos, solicitando informações cadastrais, atualizando cadastros, bem como atualizar dados de planejamento, acompanhar fluxogramas e cronogramas, acompanhar andamento dos pedidos, verificar publicação de atos, expedir ofícios e memorandos.
Atender clientes e/ou fornecedores e fornecer informações sobre produtos e serviços, identificar natureza das solicitações dos clientes, fornecer informações da empresa, registrar reclamações dos clientes, receber clientes e/ou fornecedores, identificar perfil dos clientes e/ou fornecedores, esclarecer dúvidas, solicitar documentos, coletar referências pessoais.
Executar rotinas de suporte administrativo na área, orientar funcionários sobre políticas e normas, atualização de dados, prospecção de clientes.
Apoiar no controle de material de expediente, levantar a necessidade de material, requisitar materiais, solicitar compra de materiais, conferir material solicitado, providenciar devolução de material fora de especificação, distribuir material de expediente, controlar expedição de malotes e recebimentos, pesquisar preços, solicitar entrega de documentos, solicitar recursos de viagens, intermediar contatos, auxiliar na organização de eventos internos, organizar o setor.