Secrétaire administrative polyvalent(e)-Assistant(e) de direction (H/F/X)

D.M.S. Sécurity; Farciennes; On-site; EUR 25,000 - 36,000; Full time

Job summary

Chez D.M.S. Security, nous recrutons un/une Assistant(e) de direction / Employé(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour assurer la gestion administrative quotidienne et accompagner la direction dans le suivi des activités.

Le candidat idéal est organisé, autonome et réactif, capable de gérer plusieurs dossiers en parallèle et d’assurer le lien entre la direction, les clients, les techniciens et les fournisseurs.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans une fonction administrative polyvalente ou en assistanat de direction.
• Grande aisance avec les outils informatiques et les logiciels métiers; capacité à jongler entre plusieurs tâches.
• Bon niveau d’organisation et capacité à suivre des dossiers et échéances.

Responsibilities

• Gérer la gestion administrative quotidienne de l’entreprise et soutenir la direction.
• Suivre les dossiers, les échéances et assurer le lien entre la direction, les clients, les techniciens et les fournisseurs.
• Rédiger les courriers, e-mails et documents administratifs; organiser et classer les dossiers.
• Effectuer les relances et veiller au respect des délais.
• Gérer les appels, e-mails et demandes diverses; planifier les interventions et suivre les interventions.
• Assurer le suivi administratif et comptable (facturation, paiements, relances) et supporter la gestion RH et les documents du personnel.
• Suivre les dossiers spécifiques liés aux marchés publics et certifications du secteur sécurité.

Skills

Organisation

Autonomie

Réactivité

Communication

Maîtrise informatique

Tools

Peppol

Facturation électronique

Bureautique (MS Office)

Job description

D.M.S. Security recherche un(e) Assistant(e) de direction / Employé(e) administratif(ve) polyvalent(e) afin d’assurer la gestion administrative quotidienne de l’entreprise et d’accompagner la direction dans le suivi des différentes activités.

Nous recherchons une personne organisée, autonome, réactive et polyvalente, capable de gérer plusieurs dossiers en parallèle et d’assurer le lien entre la direction, les clients, les techniciens et les fournisseurs.

Votre mission: Gestion administrative et support à la direction

Assurer la gestion administrative quotidienne de l’entreprise ;

Assister la direction dans le suivi des dossiers et des échéances ;

Gérer les appels téléphoniques, e-mails et demandes diverses ;

Rédiger les courriers, e-mails et documents administratifs ;

Organiser, classer et assurer le suivi des différents dossiers ;

Effectuer les relances nécessaires et veiller au respect des échéances.

Gestion des clients et des interventions

Réceptionner et traiter les demandes des clients ;

Planifier et organiser les interventions des techniciens ;

Adapter les plannings en fonction des urgences et des imprévus ;

Préparer et assurer le suivi administratif des interventions ;

Assurer la communication entre les clients, les techniciens et la direction ;

Suivre les dossiers clients jusqu’à leur clôture.

Facturation et suivi administratif/comptable

Préparer et établir les factures ;

Assurer le suivi des paiements ;

Effectuer les rappels et relances en cas de retard ;

Encoder et contrôler différentes données administratives et comptables ;

Assurer le suivi des factures fournisseurs ;

Préparer les informations nécessaires à la comptabilité ;

Utiliser les outils de facturation électronique et Peppol.

Fournisseurs, commandes et stock

Passer et suivre les commandes auprès des fournisseurs ;

Demander et comparer les prix si nécessaire ;

Contrôler les confirmations de commande et les livraisons ;

Assurer le suivi du matériel et du stock ;

Veiller à la disponibilité du matériel nécessaire aux interventions ;

Gérer les éventuels problèmes ou retards avec les fournisseurs.

Gestion RH

Assurer le suivi administratif du personnel ;

Préparer et transmettre les informations nécessaires à la gestion des salaires ;

Assurer le suivi des prestations, horaires, absences et congés ;

Collaborer avec le secrétariat social ;

Participer au suivi des différents documents liés au personnel

Suivi des dossiers spécifiques

Participer à la préparation et au suivi des marchés publics ;

Centraliser les documents administratifs nécessaires aux différents dossiers ;

Participer à la préparation des audits ;

Assurer le suivi administratif des certifications et obligations liées au secteur de la sécurité.

Profil recherché

Nous recherchons une personne disposant idéalement d’une expérience dans une fonction administrative polyvalente, d’assistanat de direction ou de coordination.

La fonction nécessite une grande aisance avec les outils informatiquesainsi qu’une réelle capacité à jongler entre plusieurs tâches, logiciels et dossiers simultanément

La personne recherchée doit être capable de :

Gérer plusieurs priorités en parallèle sans perdre en rigueur ;

Passer rapidement d’une tâche à une autre ;

Prendre facilement en main de nouveaux logiciels et outils numériques ;

Travailler de manière autonome et prendre des initiatives ;

Faire preuve de réactivité face aux urgences et aux imprévus ;

Organiser son travail et assurer un suivi précis des dossiers ;

Communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés ;

Être à l’aise avec les chiffres et le suivi administratif ;

Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées.

Une excellente maîtrise du français écrit et oral est indispensable.Compétences informatiques.

Une très bonne maîtrise de l’environnement informatique est indispensable pour cette fonction.