Reception & Office Support Coordinator

AGO OFFICE (Bedienden & Kaderleden); Wevelgem; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

AGO OFFICE (Bedienden & Kaderleden) zoekt een Reception & Office Support Coordinator om bezoekers en leveranciers professioneel te ontvangen en een vlotte telefonische linked routing te garanderen.

Daarnaast coördineert deze rol de vergaderzalen, beheert algemene mailboxen en levert administratieve ondersteuning aan diverse afdelingen. Het takenpakket omvat ook ondersteuning bij reizen, wagenparkbeheer en interne/externe bedrijfsevenementen.

Qualifications

• Gastvrije en professionele ontvangst van bezoekers, klanten en leveranciers.
• Efficiënte beheer van inkomende oproepen en telefonische routing.
• Ondersteuning van diverse afdelingen bij administratieve taken.
• Coördineren van vergaderzalen en representatieve ruimten.

Responsibilities

• Bezoekers, klanten en leveranciers verwelkomen op een professionele manier.
• Beheer inkomende telefoongesprekken en routing naar juiste personen.
• Praktische organisatie van vergaderzalen en ruimtes.
• Volgen van algemene mailboxen en telefonische communicatie.
• Ondersteunen bij administratie en evenementen.
• Helpen met organisatie van reizen en wagenparkbeheer.

Skills

Gastvrijheid

Telefonische communicatie

Organisatievermogen

Prioriteiten stellen

Job description

Voor een dynamische en professioneel georganiseerde werkomgeving zijn we op zoek naar een Reception & Office Support Coordinator.

• Je verwelkomt bezoekers, klanten en leveranciers op een professionele, vriendelijke en gastvrije manier.
• Je beheert de inkomende telefoongesprekken en zorgt ervoor dat elke oproep correct en efficiënt bij de juiste persoon terechtkomt.
• Je staat in voor de praktische organisatie van vergaderzalen en andere representatieve ruimtes.
• Je volgt algemene mailboxen en telefonische communicatie mee op en zorgt voor een correcte verwerking en opvolging.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan verschillende afdelingen en springt bij waar jouw organisatorische talent het meest nodig is.
• Je ondersteunt samen met collega's de praktische organisatie van zakenreizen en het wagenparkbeheer.
• Je helpt bij de voorbereiding en coördinatie van interne en externe bedrijfsevenementen.
• Je denkt actief mee over hoe de werking van het onthaal en de bijhorende administratieve processen efficiënter en klantgerichter kunnen worden georganiseerd.
• Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en weet ook tijdens drukke momenten de juiste prioriteiten te stellen.
• Je bent een aanspreekpunt voor collega's en bezoekers en draagt bij aan een professionele en positieve eerste indruk van de organisatie.