Planning & Customer Service Officer - Front Office

Group AQ; Antwerpen; On-site; EUR 42,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Vast contract

Veel opleidingsmogelijkheden

Focus op veiligheid en kwaliteit

Job summary

Group AQ zoekt een gemotiveerde administratieve en operationele planner voor Antwerpen. Je beheert orders van aanvraag tot oplevering, verzorgt leverings- en registratiedocumenten en fungeert als aanspreekpunt voor klanten over de stand van zaken.

Je ondersteunt de planning supervisors, verdeelt taken onder operators en bewaakt capaciteit en beschikbaarheid. Je werkt in vroege, late en standby-diensten en bent flexibel bij veranderingen, met aandacht voor kwaliteit en klanttevredenheid.

Qualifications

• Ervaring in customer service, planning, transport, logistiek of een vergelijkbare operationele omgeving.
• VCA-VOL certificaat of bereid te behalen.
• Vloeiend Nederlands en Engels; Frans of Duits is een pluspunt.
• Kennis van Microsoft Office en administratieve systemen.
• Ervaring met planning, transportdocumenten en/of orderverwerking is een pluspunt.

Responsibilities

• Volledige administratieve behandeling en opvolging van orders, van aanvraag tot oplevering.
• Opstellen van leverings-, ophalings- en registratiedocumenten foutloos.
• Invoer van aanmeldingen via online tools en klantenportalen.
• Aanspreekpunt bij vragen over de stand van zaken van projecten en orders.
• Ondersteunen van planning supervisors bij het opmaken en bijsturen van de planning.
• Opnemen van opdrachten in de planning en inschatten van benodigde materiaal.
• Operatoren aansturen en taken verdelen binnen de planning.
• Bijsturen bij veranderingen en prioriteiten stellen bij meerdere zaken.
• Telefonisch en schriftelijk professioneel klanten te woord staan.

Skills

Klantgerichtheid

Plannen & organiseren

Communicatie NL/EN

Microsoft Office

Transportdocumenten

Tools

Microsoft Office

Job description

Group AQ is een internationaal bedrijf in volle groei, gespecialiseerd in dienstverlening aan de maritieme, industriële en chemische sector. Met vestigingen in Antwerpen (BE), Rotterdam (NL) en Houston (VS) bieden wij een breed gamma aan gespecialiseerde diensten.

• Ontgassingsservices en dampverwerking
• (On-site) filtratie
• verhuur services van STS en terminal equipment

Je bent een belangrijke spil in de dagelijkse operationele werking. Je staat in voor de volledige administratieve behandeling en opvolging van orders en ondersteunt de planning supervisors bij de dagelijkse planning. Je beantwoordt telefoons, helpt klanten professioneel verder en stuurt operatoren aan door hun taken te verdelen. Je houdt het overzicht, ook op de drukste momenten, en neemt zelf het initiatief wanneer iets niet loopt zoals voorzien. Je werkt in vroege, late en standby-dienst (nacht en weekend) en schakelt snel wanneer bijkomende taken of afwezigheden dat vragen.

Jouw verantwoordelijkheden

Orders en administratie

• Je staat in voor de volledige administratieve behandeling en opvolging van orders, van aanvraag tot oplevering
• Je stelt nodige leverings-, ophalings- en registratiedocumenten foutloos op
• Je brengt aanmeldingen via online tools en klantenportalen tijdig in orde
• Je bent het aanspreekpunt bij vragen over de stand van zaken van projecten en orders

Planning en aansturing

• Je ondersteunt de planning supervisors bij het opmaken en bijsturen van de planning
• Je neemt opdrachten op in de planning en schat het nodige materiaal in, in overleg met de planning supervisors
• Je stuurt operatoren aan en verdeelt hun taken binnen de vastgelegde planning, rekening houdend met beschikbaarheid en capaciteit
• Je stuurt bij wanneer de planning wijzigt en stelt prioriteiten wanneer meerdere zaken tegelijk aandacht vragen
• Je staat klanten telefonisch en schriftelijk professioneel te woord en verwijst correct door of handelt zelf af
• Je stemt dagelijks af met planning, operations, klanten en transporteurs
• Je blijft rustig bij onverwachte situaties, zoals een planningswijziging of een ontevreden klant. Je neemt initiatief en zoekt een werkbare oplossing
• Je verwelkomt chauffeurs, controleert hun documenten en zorgt voor een vlot en correct verloop van aan- en afmeldingen

Kwaliteit, veiligheid en overdracht

• Je merkt afwijkingen op, volgt ze consequent op en zorgt dat informatie correct en tijdig bij de juiste personen terechtkomt
• Je zorgt voor een duidelijke overdracht tussen de diensten (vroege, late en nacht)
• Je springt bij voor bijkomende taken en bij afwezigheid van collega's
• Je bent nauwkeurig en administratief sterk
• Je bent klantgericht en communiceert helder met klanten, planning en operations
• Je bent assertief, besluitvaardig en oplossingsgericht: je wacht niet af, maar onderneemt actie
• Je neemt eigenaarschap en initiatief
• Je bent flexibel en stressbestendig, houdt het hoofd koel en kan snel schakelen
• Je werkt gestructureerd en behoudt het overzicht, ook wanneer het druk wordt
• Je bent een teamspeler die ook zelfstandig werkt, zeker in nachtdienst
• Relevante ervaring in customer service, planning, transport, logistiek of een vergelijkbare operationele omgeving
• VCA-VOL certificaat of bereid te behalen
• Vlot mondeling en schriftelijk Nederlands en Engels; Frans of Duits is een pluspunt
• Vlotte kennis van Microsoft Office toepassingen en digitaal vaardig met administratieve systemen
• Ervaring met planning, transportdocumenten en/of orderverwerking is een pluspunt

Wat bieden wij?

• Een groeiend bedrijf dat duurzaam ondernemen en veiligheid hoog in het vaandel draagt
• Een warme KMO waar collegialiteit, teamspirit en persoonlijke aandacht centraal staan
• Veel mogelijkheden om bij te leren en jezelf te ontwikkelen
• Een vast contract en werkzekerheid
• Een aantrekkelijk salaris

Stap in een werkomgeving waar betrokkenheid en initiatief hand in hand gaan met een warm en ondersteunend team!