Operationeel en administratief medewerker

Be-Housing; Diest; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

On-the-job opleiding

Maaltijdcheques

Woon-werkvergoeding

Pensioenspaarplan

Laptop en toebehoren

Job summary

Be-Housing zoekt een operationeel en administratief medewerker voor ons hoofdkantoor in Diest. Je controleert de administratie, ondersteunt conciërges en leveranciers, en helpt dagelijkse operationele problemen op te lossen.

Je werkt zelfstandig, stelt vragen, documenteert processen en traint collega’s via Teams. Je hebt een bachelor en uitstekende Excel-vaardigheden, en je communiceert in Nederlands met basis Frans en Engels.

Qualifications

• Aantoonbare nauwkeurigheid en oog voor detail in administratie.
• Onderzoekende instelling bij het oplossen van afwijkingen en vragen.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Responsibilities

• Controleer administratieve werk van gebouwen, registraties en kosten.
• Ondersteun collega’s en leveranciers; geef uitleg en trainingsmaterialen.
• Beheer offertes, bestellingen, loonvoorbereiding en dossiers rond verzekeringen/onderhoud.

Skills

Grondigheid en nauwkeurigheid

Onderzoekende ingesteldheid

Helder communiceren

Telefoneren

Opvolging

Zelfstandig werken

Nederlands/Frans/Engels basis

Education

Bachelor diploma

Tools

Excel

Job description

Operationeel en administratief medewerker

Zie jij snel wanneer iets niet klopt? Zoek je graag uit wat er precies aan de hand is? En neem je vlot de telefoon om zaken geregeld te krijgen? Dan zoeken we jou bij Be-Housing.

Vanuit ons hoofdkantoor in de historische Ezeldijkmolen in Diest ondersteun je onze hotels en residenties. Je controleert de administratie, begeleidt collega’s en helpt dagelijkse operationele problemen oplossen. Je combineert nauwkeurig werk met veel contact met onze conciërges, residence managers en leveranciers.

Bij Be-Housing krijg je niet zomaar een uitvoerende functie, maar de ruimte om zelfstandig te werken, verbeteringen voor te stellen en je eigen stempel te drukken op onze dagelijkse werking.

Je krijgt een gevarieerd takenpakket waarin administratie, analyse, communicatie en operationele ondersteuning elkaar afwisselen. Je gaat zelf op onderzoek, stelt de juiste vragen en zoekt naar oplossingen die écht werken.

Je controleert en stuurt bij

Je kijkt het administratieve werk van onze collega’s in de gebouwen na. Zijn registraties correct? Worden procedures gevolgd? Kloppen de prestaties en kosten? Je merkt fouten en onregelmatigheden op, zoekt de oorzaak uit en bespreekt wat er moet worden aangepast.

Concreet controleer je onder meer werkbonnen en urenregistraties van poets- en klusploegen, rapportages en facturen van leveranciers zoals wasserijen en poetsfirma’s. Je vergelijkt gegevens, onderzoekt afwijkingen en zorgt dat correcties worden uitgevoerd.

Je helpt collega’s hun werk beter uitvoeren

Je legt duidelijk uit wat er verwacht wordt en ondersteunt collega’s bij het correct toepassen van onze werkwijzen. Je geeft uitleg en opleiding via Teams of op kantoor en werkt mee aan praktische handleidingen. Je bent geduldig bij het aanleren, maar spreekt mensen ook kordaat aan wanneer afspraken niet worden nageleefd.

Je lost operationele problemen op

Een probleem met de levering van bedlinnen, een gemiste afvalophaling of vragen over de poets? Jij bent een aanspreekpunt voor de gebouwen. Je brengt het probleem in kaart, neemt contact op met de juiste leverancier of collega en volgt de oplossing op. Je belt graag en wacht niet af wanneer rechtstreeks overleg nodig is.

Je bewaakt de opvolging

Voor jou is een taak pas afgewerkt wanneer het resultaat er is. Je houdt openstaande vragen, afspraken en deadlines bij, vraagt door en neemt opnieuw contact op als een antwoord uitblijft. Je brengt structuur in je eigen opvolging en denkt mee over hoe we onze processen kunnen verbeteren.

Je ondersteunt de dagelijkse administratie

Je vraagt offertes op, vergelijkt voorstellen en volgt bestellingen en leveringen op. Daarnaast ondersteun je onder meer de voorbereiding van de loonverwerking, maandrapportages en het bijhouden van dossiers rond verzekeringen, keuringen en onderhoud. Ook praktische kantoortaken horen bij deze veelzijdige functie, denk aan post- en pakketbeheer, onthaal van bezoekers, voorraadbeheer,…

Wat zoeken we?

• Je werkt bijzonder grondig en nauwkeurig. Je controleert kritisch en neemt geen genoegen met een half antwoord.
• Je hebt een onderzoekende ingesteldheid. Een vreemde registratie of onverwachte kost maakt je nieuwsgierig: je wilt begrijpen wat erachter zit.
• Je communiceert helder en kordaat. Je kunt fouten bespreekbaar maken, uitleg geven en grenzen stellen, met respect voor je collega’s.
• Je telefoneert graag. Je zoekt actief contact om informatie te verzamelen, afspraken te maken en problemen op te lossen.
• Je bent sterk in opvolging. Je bewaart het overzicht en laat dossiers niet los omdat je een mail hebt verstuurd.
• Je organiseert zelfstandig je werk. Je stelt prioriteiten en kunt schakelen tussen controles, telefoons en dringende vragen.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, basiskennis van Frans en Engels.
• Je hebt een goede kennis van Excel en leert vlot werken met digitale systemen.
• Je beschikt over een bachelordiploma. Basiskennis van boekhouding en btw is een pluspunt.

Wat mag je verwachten?

Bij Be-Housing krijg je méér dan alleen een job; je wordt deel van een hechte familiegroep waar je geen nummer bent. Dat ontdek je meteen wanneer je bij ons aan de slag gaat!

• Wij bieden jou een uitgebreide on-the-job opleiding aan met ruimte voor persoonlijke en professionele groei.
• Een deeltijds contract waarbij je dagelijks werkt in het prachtig historisch pand van de Ezeldijkmolen van 9u00-14u36.
• Een marktconform salaris, aangevuld met maaltijdcheques, woon-werkvergoeding, pensioenspaarplan en een laptop met alle toebehoren.
• Je komt terecht in een compact, hecht team van vier collega's, elk met hun eigen expertise.
• We zijn een familiaire groep met internationale vertakkingen en houden van een no-nonsense aanpak.
• Een boeiende en veelzijdige functie waarin jij echt je stempel kunt drukken en elke dag in contact staat met mensen.
• Bij ons staan samenwerken en betrokkenheid centraal. Denk aan gezellige teamlunches, teambuildings, ijsjes bij warm weer,...