Operationeel en administratief medewerker (H/F/X)

BeHousing Groep; Diest; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

BeHousing Groep zoekt een organisatorische en analytische spil die de verbinding vormt tussen ons hoofdkantoor en onze residenties. Je brengt structuur aan, signaleert verbeterpunten en initieert acties om zaken vooruit te helpen.

Je controleert en registreert werkbonnen, ondersteunt collega’s bij administratieve taken en vertaalt inzichten uit rapportages naar concrete verbeteracties, terwijl je het office management verzorgt en leveranciersaanbiedingen evalueert.

Responsibilities

• Je controleert en registreert de werkbonnen van onze klus- en poetsploegen.
• Je ondersteunt onze collega's in de (flat)hotels bij hun administratieve taken. Je volgt de uitvoering op, stuurt bij waar nodig en zorgt ervoor dat afspraken en procedures worden nageleefd.
• Je analyseert kosten, rapportages en operationele gegevens en controleert of alles correct verloopt.
• Je spoort knelpunten en afwijkingen op en vertaalt je bevindingen naar concrete verbeteracties.
• Je bereidt de urenregistratie voor de loonverwerking en maandrapporten voor.
• Je plaatst bestellingen en volgt deze op van bestelling tot levering.
• Je verzorgt het dagelijkse office management: van voorraadbeheer en post- en pakketverwerking tot het onthaal van bezoekers.
• Je zoekt oplossingen voor operationele problemen die niet onmiddellijk door het management of de collega's van de buitendienst kunnen worden aangepakt.
• Je vraagt offertes op, vergelijkt voorstellen en onderhandelt met leveranciers over prijs, kwaliteit en voorwaarden. Bovendien bewaak je de gemaakte afspraken en stuur je bij indien nodig.
• Je volgt operationele budgetten en kosten op en helpt deze efficiënt te beheren.
• Je schrijft procedures uit en vertaalt ze naar praktische, heldere handleidingen welke je toelicht aan de collega's.
• Je gaat zelf op onderzoek, stelt de juiste vragen en zoekt naar oplossingen die écht werken.

Job description

Stel je voor: een job waarin geen dag hetzelfde is en waarin jouw organisatietalent en analytisch inzicht écht het verschil maken. Jij bent de verbindende schakel tussen ons hoofdkantoor en onze residenties. Je brengt structuur, signaleert waar het beter kan en neemt initiatief om zaken vooruit te helpen.

Wat ga je doen?

• Je controleert en registreert de werkbonnen van onze klus- en poetsploegen.
• Je ondersteunt onze collega's in de (flat)hotels bij hun administratieve taken. Je volgt de uitvoering op, stuurt bij waar nodig en zorgt ervoor dat afspraken en procedures worden nageleefd.
• Je analyseert kosten, rapportages en operationele gegevens en controleert of alles correct verloopt.
• Je spoort knelpunten en afwijkingen op en vertaalt je bevindingen naar concrete verbeteracties.
• Je bereidt de urenregistratie voor de loonverwerking en maandrapporten voor.
• Je plaatst bestellingen en volgt deze op van bestelling tot levering.
• Je verzorgt het dagelijkse office management: van voorraadbeheer en post- en pakketverwerking tot het onthaal van bezoekers.
• Je zoekt oplossingen voor operationele problemen die niet onmiddellijk door het management of de collega's van de buitendienst kunnen worden aangepakt.
• Je vraagt offertes op, vergelijkt voorstellen en onderhandelt met leveranciers over prijs, kwaliteit en voorwaarden. Bovendien bewaak je de gemaakte afspraken en stuur je bij indien nodig.
• Je volgt operationele budgetten en kosten op en helpt deze efficiënt te beheren.
• Je schrijft procedures uit en vertaalt ze naar praktische, heldere handleidingen welke je toelicht aan de collega's.
• Je gaat zelf op onderzoek, stelt de juiste vragen en zoekt naar oplossingen die écht werken.