Office manager/People manager - Centrum Antwerpen

Michael Page International (Belgium); Antwerpen; Sur place; EUR 60 000 - 90 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Competitief salarispakket

Aantrekkelijke extralegale voordelen

Résumé du poste

Michael Page International (Belgium) zoekt een organisatorisch sterke Office & People Operations Manager voor de kantoren in Antwerpen en Brussel. U leidt een team van Office Assistants, coördineert de dagelijkse kantoorwerkzaamheden en bewaakt hospitality en servicegerichtheid aan onthaal en vergaderruimtes.

U fungeert als centraal aanspreekpunt voor facility- en leverancierszaken, stelt planningen en verlofregelingen op en optimaliseert operationele processen.

Qualifications

• Ervaring in office/operations/people management vereist.
• Ervaring met aansturen van een administratief of ondersteunend team.
• Nauwkeurig, proactief en klantgericht.
• Goede kennis van Nederlands, Frans en Engels.

Responsabilités

• Aansturen, coachen en begeleiden van het team Office Assistants over meerdere locaties.
• Coördineren van de dagelijkse kantoorwerking in Antwerpen en Brussel.
• Bewaken van hospitality en servicegerichtheid aan onthaal en vergaderruimtes.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor facility-gerelateerde topics en leveranciers.
• Opstellen en opvolgen van personeelsplanningen, verlof en tijdelijke medewerkers.
• Oplossen van operationele problemen en verbeteren van interne processen.
• Beheren van inkomende en uitgaande communicatie en algemene correspondentie.
• Coördineren van agenda's, vergaderingen en administratieve planning.
• Verwerken en archiveren van documenten volgens interne procedures.
• Ondersteunen van print-/kans-en digitaliseringsopdrachten.
• Assisteren bij rapporteringen en interne controles.
• Zorgen voor efficiënte documentflow en administratieve organisatie.
• Aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en externe contacten.

Connaissances

Office management

Operations management

People management

Team coaching

Dutch language

French language

English language

Problem-solving

Communication

Description du poste

• Heb je al ervaring opgedaan binnen een coördinerende rol?
• Ben je op zoek naar variatie en verantwoordelijkheid?

Over onze klant

Onze cliënt is een gerenommeerde professionele dienstverlener met een sterke reputatie binnen zijn vakgebied. Vanuit moderne kantoren in Antwerpen en Brussel ondersteunt een gedreven team dagelijks cliënten met kwalitatieve en gespecialiseerde dienstverlening. Om de verdere groei en professionalisering van de interne werking te ondersteunen, zijn zij vandaag op zoek naar een organisatorisch sterke en mensgerichte Office & People Operations Manager.

Functie

• Aansturen, coachen en begeleiden van het team van Office Assistants over meerdere locaties.
• Coördineren van de dagelijkse kantoorwerking in Antwerpen en Brussel.
• Bewaken van een hoog niveau van hospitality en servicegerichtheid aan onthaal, vergaderruimtes en coworkingruimtes.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor facility-gerelateerde topics en externe leveranciers.
• Opmaken en opvolgen van personeelsplanningen, permanenties en verlofregelingen.
• Proactief oplossen van operationele problemen en optimaliseren van interne processen.
• Beheren van alle inkomende en uitgaande communicatie, waaronder post, e-mails en algemene correspondentie.
• Coördineren en opvolgen van agenda's, vergaderingen en administratieve planning.
• Verwerken, klasseren en archiveren van juridische documenten en dossiers volgens de interne procedures.
• Voorbereiden, afwerken en samenstellen van stukkenbundels en procesdossiers met oog voor kwaliteit en detail.
• Ondersteunen van print-, scan-, kopieer- en digitaliseringsopdrachten.
• Opvolgen van conflictchecks en cliëntenacceptatieprocedures conform interne compliance-richtlijnen.
• Assisteren bij rapporteringen, jaaroverzichten en administratieve controles.
• Waken over een efficiënte documentflow en administratieve organisatie.
• Fungeren als aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en externe contacten.

Profiel

• Beschikt over een eerste ervaring binnen office management, operations management of people management.
• Heeft ervaring met het aansturen van een administratief of ondersteunend team.
• Is sterk organisatorisch en behoudt overzicht in een dynamische omgeving.
• Werkt oplossingsgericht en neemt initiatief.
• Communiceert professioneel en servicegericht.
• Heeft een hands-on mentaliteit en neemt graag verantwoordelijkheid.
• Kan vlot schakelen tussen operationele taken en teamcoördinatie.
• Beschikt over een uitstekende kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Frans en Engels.
• Werkt nauwkeurig, proactief en klantgericht.

Aanbod

• Een verantwoordelijke en gevarieerde functie met veel autonomie.
• De kans om impact te maken op de werking van twee professionele kantoren.
• Een combinatie van people management, hospitality en operations.
• Samenwerking met ervaren en gedreven collega's binnen een hoogwaardige werkomgeving.
• Een competitief salarispakket aangevuld met aantrekkelijke extralegale voordelen.
• Mogelijkheden om processen te optimaliseren en jezelf verder professioneel te ontwikkelen.
• Na een succesvolle interimperiode volgt een vast contract.