People & Office Operations Lead (Antwerp/Brussels)

Jobat; Antwerpen; On-site; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Onze cliënt, een gerenommeerde professionele dienstverlener met kantoren in Antwerpen en Brussel, zoekt een Office & People Operations Manager met een sterke organisatorische hand en mensgerichte aanpak. Je stuurt het team van Office Assistants aan over meerdere locaties en bewaakt de dagelijkse kantoorwerking.

Daarnaast coördineer je hospitality, vergaderruimtes en coworkingruimtes, fungeert als centraal aanspreekpunt voor facility- en leveranciers, beheer je personeelsplanningen en verlof, en

Responsibilities

• Aansturen, coachen en begeleiden van het team van Office Assistants over meerdere locaties.
• Coördineren van de dagelijkse kantoorwerking in Antwerpen en Brussel.
• Bewaken van een hoog niveau van hospitality en servicegerichtheid aan onthaal, vergaderruimtes en coworkingruimtes.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor facility-gerelateerde topics en externe leveranciers.
• Opmaken en opvolgen van personeelsplanningen, permanenties en verlofregelingen.
• Proactief oplossen van operationele problemen en optimaliseren van interne processen.
• Beheren van alle inkomende en uitgaande communicatie, waaronder post, e-mails en algemene correspondentie.
• Coördineren en opvolgen van agenda's, vergaderingen en administratieve planning.
• Verwerken, klasseren en archiveren van juridische documenten en dossiers volgens de interne procedures.
• Voorbereiden, afwerken en samenstellen van stukkenbundels en procesdossiers met oog voor kwaliteit en detail.
• Ondersteunen van print-, scan-, kopieer- en digitaliseringsopdrachten.
• Opvolgen van conflictchecks en cliëntenacceptatieprocedures conform interne compliance-richtlijnen.
• Assisteren bij rapporteringen, jaaroverzichten en administratieve controles.
• Waken over een efficiënte documentflow en administratieve organisatie.
• Fungeren als aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en externe contacten.

Job description

Onze cliënt, een gerenommeerde professionele dienstverlener met kantoren in Antwerpen en Brussel, zoekt een Office & People Operations Manager met een sterke organisatorische hand en mensgerichte aanpak. Je stuurt het team van Office Assistants aan over meerdere locaties en bewaakt de dagelijkse kantoorwerking.

Daarnaast coördineer je hospitality, vergaderruimtes en coworkingruimtes, fungeert als centraal aanspreekpunt voor facility- en leveranciers, beheer je personeelsplanningen en verlof, en