Office Coordinator

Vivaldis; Merelbeke-Melle; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques

Ecocheques

Hospitalisatieverzekering

Woon-werkvergoeding

Collectieve bonus

Flexibel verloningsplan

32 vakantiedagen

Nieuw kantoor uitgerust met standing/…

Ondersteuning en opleiding

Résumé du poste

Vivaldis zoekt een Office Coördinator in Merelbeke. Je beheert telefoon- en e-mailverkeer en ontvangt bezoekers op het hoofdkantoor. Daarnaast organiseer je agenda, wagenpark en kantoorbenodigdheden, verwerk je facturen en ondersteun je evenementen.

Je organiseert reizen voor klanten en medewerkers en past je aan bij last-minute wijzigingen. Een Bachelor in officemanagement of talen en 2+ jaar ervaring zijn gewenst, met sterke Nederlands/Engels/Frans-vaardigheden.

Qualifications

• Minstens twee jaar ervaring in een organisatorische en/of administratieve functie.
• Bachelor diploma in officemanagement of talen of gelijkwaardig door ervaring.
• Uitstekende Nederlandse, Engelse en Franse vaardigheden.
• Sterke kennis van MS Office 365 ( Word, Excel, Outlook ).
• Goede deadlines en flexibiliteit in onverwachte situaties.
• Post en mails administratief beheren; bezoekers onthalen; telefoonontvangst.

Responsabilités

• Verwerken van inkomende telefoons en e-mails met klantvriendelijkheid en ontvangst van bezoekers op het hoofdkantoor.
• Uitvoeren van diverse administratieve taken zoals agenda, wagenpark, kantoormateriaal en factuurverwerking.
• Organiseren van interne en externe evenementen, beurzen, trainingen en klantbezoeken.
• Boeken van vluchten, accommodaties en vervoer voor klanten en medewerkers.
• Zorg dragen voor flexibiliteit bij last-minute wijzigingen.

Connaissances

Klantgerichtheid

Organisatie & administratie

Nederlands

Engels

Frans

Formation

Bachelor diploma officemanagement of talen

Outils

MS Office 365

Description du poste

Voor een bedrijf in Merelbeke met internationale klanten, zijn we op zoek naar een Office Coördinator.

Het takenpakket:

• Met de gepaste klantvriendelijkheid sta je in voor de verwerking van de inkomende telefoons en e-mails. Ook het dagelijkse onthaal van de bezoekers op het hoofdkantoor wordt door jou verzorgd.
• Je staat in voor allerhande administratieve taken, waaronder het agendabeheer, wagenparkbeheer, aankoop kantoormateriaal en verwerking van binnenkomende facturen en documenten.
• Je bent verantwoordelijk voor de praktische organisatie van evenementen, zowel intern als extern. Dit kan zowel gaan om beurzen, trainingen, internationale klantenbezoeken alsook om eigen bedrijfsevents.
• Je organiseert op een efficiënte manier het boeken van vluchten, accommodaties en vervoer. Dit zowel voor onze klanten als voor onze medewerkers.
• Dankzij jouw flexibiliteit weet je het hoofd te bieden aan last-minute wijzigingen.

Wie zoeken we?

• Bij voorkeur een aantal jaren (minstens twee) ervaring hebt in een organisatorische en/of administratieve functie
• In het bezit bent van minstens een bachelordiploma in officemanagement of talen of gelijkwaardig bent door ervaring.
• Uitblinkt in Nederlands en Engels en Frans
• Uitstekende vaardigheden hebt in het gebruik van het MS Office 365-pakket, inclusief Word, Excel, Outlook en meer.
• Goed om kan gaan met deadlines en overwachte situaties én beschikt over een positieve mindset.
• Post en mails administratief beheren
• Klanten onthalen
• Telefonisch onthaal verzorgen
• De planning van een verantwoordelijke of medewerker organiseren
• Interne communicatie opstellen (verslagen, rapporten, nota's, …)

Wat krijg je hiervoor terug?

• Een marktconforme verloning aangevuld met extralegale voordelen zoals o.a. maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatieverzekering, woon-werkvergoeding, collectieve bonus en een flexibel verloningsplan.
• 32 vakantiedagen.
• Een splinternieuw kantoorgebouw, uitgerust met allerlei leuke snufjes zoals standing desks, een fruitautomaat, spuitwater uit de kraan en koffiemachines met tal van mogelijkheden.
• De nodige ondersteuning en opleiding die wordt voorzien.
• Een boeiende, gevarieerde job in een internationale omgeving in het Gentse.