Office Manager Bankwezen

Ctrl-F Nv; Kraainem; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

Ctrl-F Nv zoekt vanuit Kraainem een Office manager die zorgt voor een vlotte, georganiseerde kantoorwerking en als centraal aanspreekpunt fungeert voor collega’s, bezoekers en externe contacten.

Je beheert agenda’s, vergaderzalen en documenten, coördineert dossiers en ondersteunt interne meetings. Met 3–5 jaar ervaring ben je discreet, nauwkeurig en klantgericht, en draag je bij aan een efficiënte en aangename werkomgeving.

Qualifications

• 3–5 jaar relevante ervaring in office management, administratie of vergelijkbare rol.
• Verzorgde organisatie van agenda’s, vergaderzalen en documenten.
• Aandacht voor discretie en nauwkeurigheid.
• Sterke communicatieve vaardigheden met interne en externe partijen.
• Klantgerichte servicegerichtheid en professionaliteit.
• Stressbestendig en planmatig met deadlines.

Responsibilities

• Beheer van de dagelijkse kantoororganisatie en is hét aanspreekpunt voor collega’s en bezoekers.
• Organiseren van interne afspraken, vergaderingen en onthaalmomenten.
• Beheren van administratieve dossiers, facturen en contracten met discretie.
• Afstemming met interne en externe partijen en tijdige follow-up van acties.
• Bijdragen aan procesverbetering en een efficiënte werkomgeving.

Skills

Office management

Administrative support

Communication

Discretion

Service mindset

Multitasking

Tools

MS Office

Google Workspace

Job description

• Als Office manager zorg je vanuit Kraainem voor een vlotte, georganiseerde werking van het kantoor en ben je een centraal aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en externe contacten.
• Je beheert de dagelijkse kantoororganisatie: van agenda’s, vergaderzalen en post tot bestellingen, documentbeheer en praktische opvolging.
• Door informatie correct te verzamelen en afspraken nauwgezet op te volgen, geef je collega’s meer ruimte om zich op hun kerntaken te concentreren.
• Administratieve dossiers, facturen, contracten en andere kantoorgegevens houd je overzichtelijk en actueel, met aandacht voor discretie en nauwkeurigheid.
• Je organiseert interne afspraken en ondersteunt meetings, onthaalmomenten en praktische activiteiten die bijdragen aan een professionele kantoorervaring.
• Als administratief coördinator stem je regelmatig af met verschillende interne en externe partijen en zorg je ervoor dat acties tijdig worden uitgevoerd.
• Je krijgt de ruimte om processen te verbeteren, structuur aan te brengen en als Office manager zichtbaar bij te dragen aan een efficiënte en aangename werkomgeving.
• Je brengt 3 tot 5 jaar relevante ervaring mee in office management, administratieve ondersteuning of een vergelijkbare rol waarin organisatie en opvolging centraal staan.
• Een nauwkeurige en gestructureerde werkstijl helpt je om meerdere taken, deadlines en praktische vragen tegelijk beheersbaar te houden.
• Je communiceert helder en professioneel met uiteenlopende contactpersonen; dat is belangrijk omdat je als administratief coördinator vaak informatie verbindt en verwachtingen afstemt.
• Discretie, verantwoordelijkheidszin en een servicegerichte ingesteldheid maken het mogelijk om vertrouwelijke informatie correct te behandelen en anderen efficiënt te ondersteunen.
• Je werkt vlot met courante kantoorsoftware en leert nieuwe systemen of werkwijzen zonder onnodige drempels aan.