Office Manager

Michael Page; Drongen; On-site; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Job summary

Michael Page zoekt een organisatorisch talent dat het kantoorproces stroomlijnt en ondersteuning biedt bij administratieve en financiële taken in een dynamische omgeving.

Je beheert facturatie, customer en leveranciersrelaties, en zorgt voor een vlotte in- en uitgaande communicatie binnen een creatieve werkomgeving.

Qualifications

• Administratieve ervaring vereist.
• Goede organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Klant- en leverancierscontacten professioneel beheren.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor opmaak, verzending en opvolging van facturen.
• Opvolgen van betalingen en openstaande klantrekeningen.
• Verwerken en controleren van inkomende facturen ter voorbereiding van de boekhouding.
• Beheren van de algemene mailbox en telefonie.
• Professioneel onthalen van klanten, leveranciers en andere bezoekers.
• Inplannen en coördineren van afspraken en vergaderingen.
• Ondersteunen van HR-gerelateerde administratie zoals contracten en opleidingen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor IT-vragen en coördineren van externe ondersteuning.

Tools

Outlook

Job description

In deze veelzijdige functie ben je het organisatorische hart van het kantoor en zorg je ervoor dat zowel de administratieve als financiële processen vlot verlopen.

Je ondersteunt een dynamisch team van professionals en creëert rust, overzicht en continuïteit binnen een creatieve werkomgeving.

Bedrijfsomschrijving

Onze klant is een gerenommeerde speler binnen de architectuur- en bouwsector, gespecialiseerd in uitdagende renovatie- en restauratieprojecten. Vanuit een inspirerende werkomgeving werken zij dagelijks aan projecten met maatschappelijke en historische meerwaarde.

Ter versterking van het team zoeken zij een organisatorisch talent dat structuur brengt, processen bewaakt en een belangrijke ondersteunende rol opneemt binnen de dagelijkse werking van het kantoor.

Omschrijving

• Verantwoordelijk voor de opmaak, verzending en opvolging van facturen.
• Opvolgen van betalingen en openstaande klantenrekeningen.
• Verwerken en controleren van inkomende facturen ter voorbereiding van de boekhouding.
• Beheren van de algemene mailbox en telefonie.
• Professioneel onthalen van klanten, leveranciers en andere bezoekers.
• Inplannen en coördineren van afspraken en vergaderingen.
• Ondersteunen van de dagelijkse planning en organisatie van het kantoor.
• Beheer van kantoorbenodigdheden, leveranciers en facilitaire zaken.
• Verzorgen van administratieve ondersteuning voor lopende projecten.
• Up-to-date houden van administratieve gegevens en dossiers.
• Ondersteunen van HR-gerelateerde administratie zoals contracten, prestaties, verzekeringen en opleidingen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische IT-vragen en het coördineren van externe ondersteuning.
• Helpen organiseren van interne activiteiten, teammomenten en evenementen.