Office & Administration Manager

Jobat; Drongen; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Architectenbureau is op zoek naar een office manager die het centrale aanspreekpunt is voor bezoekers, klanten en partners en het team ondersteunt bij de dagelijkse werking van het architectenbureau.

Je combineert administratieve taken met financiële opvolging en interne coördinatie. Je werkt nauw samen met de zaakvoerder en de operationele manager en zorgt voor een vlotte, georganiseerde kantooromgeving.

Responsabilités

• Financieel beheer: opmaken en versturen van facturen, opvolgen van betalingen en verwerken van inkomende facturen.
• Onthaal en communicatie: bezoekers ontvangen, mailbox en telefoon beheren en vragen beantwoorden of doorverwijzen.
• Planning en kantoorbeheer: afspraken organiseren, kantoormateriaal beheren en leveranciers opvolgen.
• Administratieve ondersteuning: documenten, dossiers en correspondentie beheren, architecten ondersteunen en gegevens in ArchX updaten.
• HR-administratie: personeel documenten, prestatiestaten, verzekeringen en opleidingen ondersteunen.
• Interne organisatie en ICT: praktische activiteiten coördineren en eerste aanspreekpunt bij eenvoudige ICT-problemen

Description du poste

Architectenbureau.

Jobomschrijving

Als **office manager** ben je het centrale aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en partners en ondersteun je het team bij de dagelijkse werking van het architectenbureau. Je zorgt voor een vlotte organisatie en combineert administratieve taken met financiële opvolging en interne coördinatie. Je werkt nauw samen met de zaakvoerder en de operationele manager.

• * **Financieel beheer**: opmaken en versturen van facturen, opvolgen van betalingen en verwerken van inkomende facturen.
• * **Onthaal en communicatie:** ontvangen van bezoekers, beheren van mailbox en telefoon en beantwoorden of doorverwijzen van vragen.
• * **Planning en kantoorbeheer:** organiseren van afspraken, beheren van kantoormateriaal en opvolgen van leveranciers.
• * **Administratieve ondersteuning:** beheren van documenten, dossiers en correspondentie, ondersteunen van architecten en actualiseren van gegevens in ArchX.
• * **HR-administratie**: ondersteunen bij personeelsdocumenten, prestatiestaten, verzekeringen en opleidingen.
• * **Interne organisatie en ICT:** coördineren van praktische activiteiten en fungeren als eerste aanspreekpunt bij eenvoudige ICT-problemen.