Office Manager

UNIQUE ANTWERPEN OFFICE; Antwerpen; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Unique Antwerpen Office zoekt een Office Manager die de touwtjes in handen neemt en ervoor zorgt dat administratieve, HR en logistieke processen vlot verlopen.

Je ondersteunt de zaakvoerder en de Finance Manager, beheert facturen en loonverwerking, en houdt van structuur in zowel digitaal als fysiek archief.

Achter deze functie ligt een hands-on rol met planning, leverancierscontacten en organisatie van events en dagelijkse kantooractiviteiten.

Responsibilities

• Je beheert de facturatie-inbox en verwerkt inkomende e-facturen via Peppol en andere kanalen.
• Je controleert en boekt aankoopfacturen.
• Je bereidt betaalbestanden voor en volgt debiteuren- en crediteurenbeheer op.
• Je volgt incassodossiers en verzekeringsdossiers nauwgezet op.
• Je houdt het fysieke en digitale klassement overzichtelijk en up-to-date.

Job description

Office Manager

Ben jij iemand die graag de touwtjes in handen neemt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen op rolletjes loopt? Krijg je energie van een gevarieerd takenpakket waarin administratie, boekhouding, HR en logistiek samenkomen? En ben je iemand die werk ziet, initiatief neemt en niets graag laat liggen? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor jou!

Wat ga je doen?

Als Office Manager ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt de zaakvoerder en werkt nauw samen met de Finance Manager, die instaat voor het financiële luik. Je krijgt een breed takenpakket waarin geen enkele dag helemaal hetzelfde is.

Financiële en administratieve ondersteuning

• Je beheert de facturatie-inbox en verwerkt inkomende e-facturen via onder andere Peppol.
• Je controleert en boekt aankoopfacturen.
• Je bereidt betaalbestanden voor en volgt het debiteuren- en crediteurenbeheer op.
• Je volgt incassodossiers en verzekeringsdossiers nauwgezet op.
• Je houdt het fysieke en digitale klassement overzichtelijk en up-to-date.

HR, kantoorbeheer en facility

• Je verzorgt de personeelsadministratie, van de onboarding van nieuwe medewerkers tot het controleren en doorsturen van de loonverwerking naar het sociaal secretariaat.
• Je bestelt kantoormateriaal, magazijnbenodigdheden en zorgt dat alles aanwezig is om vlot te kunnen werken.
• Je volgt het preventie- en beschermingsbeleid op in samenwerking met de externe preventiepartner.
• Je neemt praktische zaken op, zoals het bestellen van broodjes en het organiseren van de dagelijkse kantoorwerking.

Logistiek, events en ondersteuning

• Je ondersteunt de zaakvoerder bij de voorbereiding en administratieve opvolging van overheidsopdrachten.
• Je onderhoudt contacten met leveranciers en transporteurs en organiseert transporten van goederen.
• Je zorgt ervoor dat de nodige transport- en importdocumenten correct worden aangeleverd en opgevolgd.
• Je helpt mee met de organisatie van beurzen en evenementen.

Je hoeft uiteraard niet alles vanaf dag één te kennen. Je krijgt de nodige begeleiding om vertrouwd te raken met de interne processen. Wat vooral telt, is dat je graag bijleert en verantwoordelijkheid neemt voor je werk.