Office Assistant – Nazareth

AGO & HR DEINZE; Nazareth-De Pinte; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

AGO & HR DEINZE zoekt een ervaren Office Assistant in Nazareth (Oost-Vlaanderen) om een belangrijke rol te spelen in administratie, organisatie en onthaal. Je bent het ankerpunt voor collega’s, klanten en leveranciers en werkt zelfstandig met verantwoordelijkheid.

Je combineert verwerking van facturen, projectregistraties en rapportering met dagelijkse kantoorondersteuning en coördinatie van leveranciers. Een proactieve houding en nauwkeurige opvolging zijn vereist.

Qualifications

• Verschillende administratieve vaardigheden en organisatievermogen.
• Klant- en leverancierscontacten kunnen opnemen.
• Nauwkeurig werken en aandacht voor detail.
• Proactief werken en initiatief tonen.

Responsibilities

• Controleren van aankoopfacturen op juistheid en volledigheid.
• Invoeren van projecten en dossiers in de interne bouwsoftware en deze bijhouden.
• Administratieve ondersteuning aan projectleiders bieden.
• Samenwerken met de calculatiedienst en feedback geven bij prijsaanvragen.
• Bijhouden van aanwezigheid, inclusief Checkin@Work, en tijdregistratie volgen.
• Verantwoordelijk voor de verwerking van dossiers en digitale dossierinvoer.
• Dagelijks kantoorbeheer en plaatsen van bestellingen volgen.
• Beheren van werkkleding en dagelijkse kantoorzaken opvolgen.
• Contacten met leveranciers bij vragen of afwijkingen en sporadisch organiseren van kleine interne events.

Job description

Voor een stabiele en groeiende onderneming in Nazareth zijn we op zoek naar een ervaren Office Assistant.

Als Office Assistant ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je combineert administratie, organisatie en onthaal en bent een vertrouwd aanspreekpunt voor collega's, klanten en leveranciers.

Je voelt je goed in een veelzijdige functie waarin je verantwoordelijkheid krijgt, zelfstandig kan werken en initiatief kan nemen. Je zorgt voor structuur, volgt zaken nauwkeurig op en denkt mee naar oplossingen.

Administratie en opvolging

• Je controleert aankoopfacturen op juistheid en volledigheid.
• Je brengt projecten en dossiers in de interne bouwsoftware in en houdt deze correct bij.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan de projectleiders.
• Je werkt samen met de calculatiedienst en verstrekt feedback bij prijsaanvragen.
• Je volgt aan- en afwezigheden op, inclusief Checkin@Work.
• Je ziet toe op een correcte tijdsregistratie.
• Je waakt over het correcte gebruik van projectcodes en stemt hierover af met de betrokken medewerkers.
• Je voert verschillende rapporteringen uit en volgt deze verder op.
• Je staat in voor het klassement en de digitale verwerking van dossiers.

Organisatie en ondersteuning

• Je staat mee in voor het dagelijkse kantoorbeheer.
• Je plaatst bestellingen en volgt deze verder op.
• Je beheert en volgt de werkkledij op.
• Je houdt de dagelijkse praktische zaken binnen het kantoor mee in het oog.
• Je volgt bestellingen op en neemt contact op met leveranciers bij vragen of afwijkingen.
• Je ondersteunt sporadisch bij de organisatie van kleine interne events.
• Je regelt sporadisch hotel-, restaurant-, wagen- en vluchtreservaties.

Onthaal en aanspreekpunt

• Je zorgt voor een warm en professioneel onthaal van bezoekers en klanten.
• Je beheert de algemene mailbox.
• Je verwerkt de inkomende post.
• Je bent een aanspreekpunt voor collega's bij administratieve en praktische vragen.
• Je denkt actief mee en gaat op zoek naar oplossingen.

Compliance en veiligheid

• Je volgt werfgebonden documenten op, waaronder Limosa, A1, Dimona en veiligheidsdocumenten.
• Je zorgt voor een correcte input in de verschillende digitale platformen.
• Je heeft interesse in welzijn en veiligheid op de werkvloer.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan de interne preventieadviseur.