Administratief medewerker

Centrum voor ambulante revalidatie CAR IMPULS; Gent; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Job summary

Centrum voor ambulante revalidatie CAR IMPULS zoekt een administratief medewerker om achter de schermen vlot te laten verlopen. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor cliënten, ouders en partners, beheert dossiers en plant afspraken.

Je ondersteunt aanvullende administratieve processen en draagt bij aan een warme, professionele dienstverlening. Je taken omvatten ook agenda- en planning, facturatie en organisatiebrede ondersteuning, evenals IT-gestuurde processen en digitalisering.

Qualifications

• Klantgericht en professioneel optreden.
• Goede organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.

Responsibilities

• Ontvangt cliënten en bezoekers op een vriendelijke en professionele manier.
• Beantwoordt telefoons, e-mails en algemene vragen.
• Verzorgt inkomende en uitgaande post en onderhoudt contacten met scholen en zorgpartners.
• Beheert agenda's, plant afspraken en bereidt dossiers voor.
• Ondersteunt bij facturatie, registraties en rapporteringen.
• Draagt bij aan kwaliteitsprojecten en beleidsdocumenten.
• Werkt mee aan ICT- en digitaliseringsprocessen en volgt technische problemen op.

Job description

Vacature: administratief medewerker (m/v/x)

Zorg jij ervoor dat alles achter de schermen vlot blijft draaien?

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en nauwkeurige administratief medewerker die een centrale rol wil opnemen binnen onze organisatie. Ben jij sterk in organiseren, hou je van afwisseling en krijg je energie van mensen ondersteunen? Dan ben jij misschien de collega die we zoeken.

Als administratief medewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor cliënten, ouders, medewerkers en externe partners. Je zorgt ervoor dat dossiers correct worden beheerd, afspraken vlot worden ingepland en administratieve processen efficiënt verlopen. Je draagt mee bij aan een warme en professionele dienstverlening.

Jouw functie

Onthaal en communicatie

• Je ontvangt cliënten en bezoekers op een vriendelijke en professionele manier.
• Je beantwoordt telefoons, e-mails en algemene vragen.
• Je verzorgt de inkomende en uitgaande post.
• Je onderhoudt contacten met scholen, zorgpartners, ziekenfondsen en andere externe instanties

Administratieve ondersteuning

• Je beheert agenda's en plant afspraken, onderzoeken en overlegmomenten in.
• Je bereidt dossiers, verslagen en administratieve documenten voor.
• Je zorgt voor een correcte verwerking en archivering van documenten.
• Je ondersteunt medewerkers en directie bij dagelijkse administratieve taken.

Planning en organisatie

• Je organiseert vergaderingen en zorgt voor de praktische opvolging.
• Je ondersteunt de planning van medewerkers, busvervoer en uurroosters.
• Je volgt wijzigingen op en bewaakt een efficiënte organisatie van de werking

Facturatie

• Je bereidt facturatie voor en volgt betalingen op.
• Je verwerkt administratieve gegevens voor de boekhouding.
• Je ondersteunt bij registraties, rapporteringen en administratieve controles.

Organisatiebrede ondersteuning

• Je beheert kantoor- en educatief materiaal.
• Je werkt mee aan kwaliteitsprojecten en tevredenheidsmetingen.
• Je neemt deel aan werkgroepen/verbeterprojecten en helpt mee bouwen aan een efficiënte organisatie.
• Je draagt bij aan de voorbereiding van jaarverslagen en beleidsdocumenten.

ICT en digitalisering

• Je werkt vlot met Microsoft 365-toepassingen en andere digitale systemen.
• Je ondersteunt digitale processen en administratieve automatisering.
• Je signaleert technische problemen en volgt deze op.
• Je ondersteunt medewerkers bij het gebruik van digitale hulpmiddelen.