Office Administrator

TopTalents; Deinze; Sur place; EUR 30 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

TopTalents zoekt een Office Manager die als warm en georganiseerd hart van het kantoor dient. Je begroet bezoekers en leveranciers, en zorgt voor een vlotte administratieve werking, van vergaderruimtes tot voorraadbeheer.

Daarnaast ondersteun je de financiële opvolging en boekhouding, verwerk je purchase invoices, verzamel je data voor rapporteringen en help je bij trainingen, events en andere interne activiteiten.

Responsabilités

• Je bent het gezicht van de organisatie
• Je houdt de dagelijkse kantoorwerking draaiende – van vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimtes tot voorraadbeheer en facilitaire opvolging
• Je onderhoudt de contacten met (internationale) leveranciers en externe dienstverleners
• Je verwerkt aankoopfacturen en financiële documenten en levert een actieve bijdrage aan de boekhouding – steeds correct en op tijd
• Je verzamelt en verwerkt de gegevens die de basis vormen voor interne rapporteringen
• Je helpt mee aan de organisatie van trainingen, events en andere interne activiteiten
• Je springt bij waar nodig en ondersteunt verschillende afdelingen met uiteenlopende administratieve en organisatorische taken

Description du poste

Bedrijfsomschrijving

Voor onze klant, wereldspeler in entertainmentverlichting, zijn wij op zoek naar een Office Manager. Via de universele taal van licht geven ze hun klanten wereldwijd de tools om emoties te verbeelden en de mooiste momenten onvergetelijk te maken — van concerten en festivals tot theater en tv. In deze rol word jij het warme, georganiseerde hart van hun kantoor: het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, de spilfiguur die de administratie op orde houdt én een stevige steun voor de financiële opvolging.

• Je bent het gezicht van de organisatie: je verwelkomt bezoekers, klanten en leveranciers aan de balie en aan de telefoon, en zorgt dat iedereen zich meteen welkom voelt.
• Je houdt de dagelijkse kantoorwerking draaiende – van vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimtes tot voorraadbeheer en facilitaire opvolging.
• Je onderhoudt de contacten met (internationale) leveranciers en externe dienstverleners.
• Je verwerkt aankoopfacturen en financiële documenten en levert een actieve bijdrage aan de boekhouding – steeds correct en op tijd.
• Je verzamelt en verwerkt de gegevens die de basis vormen voor interne rapporteringen.
• Je helpt mee aan de organisatie van trainingen, events en andere interne activiteiten.
• Je springt bij waar nodig en ondersteunt verschillende afdelingen met uiteenlopende administratieve en organisatorische taken.