Administratief medewerker frontoffice

TopTalents; Deinze; Sur place; EUR 31 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques

Verzekeringspakket

9 ADV-dagen naast 20 vakantiedagen

Groei- en opleidingskansen

Vast contract

Internationale hub Gent

Résumé du poste

TopTalents in Gent zoekt een Office Administrator om het warme, georganiseerde hart van het kantoor te worden. Je ontvangt bezoekers aan de balie, beheert dagelijkse kantoorwerking en levert een stevige bijdrage aan de financiële opvolging.

Je onderhoudt contacten met leveranciers, verwerkt aankoopfacturen en ondersteunt meerdere afdelingen met diverse administratieve taken. Zo blijft de organisatie vlot draaien en voel je je welkom.

Qualifications

• Vereisten: ervaring in een administratieve of office-supportfunctie.
• Zekerheid, discretie en klantgerichte aanpak.
• Goede organisatorische vaardigheden en proactieve houding.

Responsabilités

• Ontvangen van bezoekers en fungeren als eerste aanspreekpunt.
• Beheren van dagelijkse kantoorwerking en voorraadbeheer.
• Verwerken van aankoopfacturen en ondersteunende boekhoudtaken.
• Onderhouden contacten met leveranciers en externe dienstverleners.
• Ondersteunen van trainingen, events en interne activiteiten.

Connaissances

Administratieve vaardigheden

Klantgerichte aanpak

Proactief

MS Office

Nederlands en Engels

Outils

ERP-systeem

Boekhoudsoftware

Description du poste

Voor onze klant, wereldspeler in entertainmentverlichting, zijn wij op zoek naar een Office Administrator. Via de universele taal van licht geven ze hun klanten wereldwijd de tools om emoties te verbeelden en de mooiste momenten onvergetelijk te maken — van concerten en festivals tot theater en tv. In deze rol word jij het warme, georganiseerde hart van hun kantoor: het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, de spilfiguur die de administratie op orde houdt én een stevige steun voor de financiële opvolging.

Ben jij iemand die orde schept en tegelijk mensen op hun gemak stelt: een gestructureerde duizendpoot met een gastvrije glimlach en een neus voor initiatief, dan ben jij wie we zoeken!

Wat bieden we jou?

• Een competitief salaris, afgestemd op jouw kennis en ervaring.
• Maaltijdcheques van €8 per gewerkte dag én ecocheques.
• Een uitgebreid verzekeringspakket: hospitalisatie- en tandverzekering plus een groepsverzekering (pensioenplan).
• 20 wettelijke vakantiedagen + 9 extra ADV-dagen (bij een 39,5-urenweek), zodat werk en privé in balans blijven.
• Ruimte om te groeien via opleidingen en persoonlijke ontwikkeling.
• Een vast contract bij een internationaal groeiende speler in de wereld van entertainmentverlichting.
• Een hecht team in de moderne Europese hub regio Gent, waar jouw bijdrage elke dag zichtbaar is.
• Je bent het gezicht van de organisatie: je verwelkomt bezoekers, klanten en leveranciers aan de balie en aan de telefoon, en zorgt dat iedereen zich meteen welkom voelt.
• Je houdt de dagelijkse kantoorwerking draaiende – van vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimtes tot voorraadbeheer en facilitaire opvolging.
• Je onderhoudt de contacten met (internationale) leveranciers en externe dienstverleners.
• Je verwerkt aankoopfacturen en financiële documenten en levert een actieve bijdrage aan de boekhouding – steeds correct en op tijd.
• Je verzamelt en verwerkt de gegevens die de basis vormen voor interne rapporteringen.
• Je helpt mee aan de organisatie van trainingen, events en andere interne activiteiten.
• Je springt bij waar nodig en ondersteunt verschillende afdelingen met uiteenlopende administratieve en organisatorische taken.

Wat zoeken we

• Je hebt ervaring in een administratieve of office-supportfunctie en voelt je thuis in een dynamische, internationale omgeving.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en discreet, met een warme, klantgerichte aanpak.
• Je bent hands-on en proactief: je ziet werk liggen, neemt initiatief en bewaart het overzicht, ook wanneer het druk wordt.
• Je bent vlot met MS Office; ervaring met een ERP-pakket en/of boekhoudsoftware is een echte troef.
• Je communiceert moeiteloos in het Nederlands en Engels; kennis van het Frans is een mooie plus.

Wordt dit de volgende stap in jouw carrière?

Voor inhoudelijke vragen over de functie kan je steeds contact opnemen met ons via het nummer 09 277 00 26.

Is deze vacature niet precies wat je zoekt, maar ben je wel op zoek naar een andere uitdaging? Neem gerust contact met ons op voor een vertrouwelijk gesprek over jouw carrièremogelijkheden.