Management & Personal Assistant

Stegmann Belgium; Oost-Vlaanderen; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Ecocheques

Eindejaarspremie

Job summary

Stegmann Belgium zoekt een Management & Personal Assistant die zowel het management als privé ondersteunt. Je combineert administratieve en huishoudelijke coördinatie, bewaakt deadlines en zorgt voor een vlotte dagelijkse organisatie.

Het werk vereist zelfstandigheid, discretie en proactieve communicatie, met een focus op planning, reis- en afsprakenbeheer, en afstemming met interne en externe contacten. Een bachelor-diploma wordt verwacht.

Qualifications

• Uitzonderlijk betrouwbaar en discreet
• Je werkt zelfstandig, georganiseerd en proactief
• Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Ervaring in administratieve of ondersteunende functies is een plus

Responsibilities

• Management en administratieve ondersteuning voor het management.
• Coördineren van agenda's, afspraken en reizen.
• Ondersteunen van HR en sales waar nodig binnen het management.
• Beheer van mailboxen en dagelijkse communicatie.
• Verzamelen, structureren en bundelen van informatie.
• Contact met externe partners en leveranciers.
• Beheer van dagelijkse operationele taken en projecten.
• Continuïteit bewaken bij afwezigheid van het management.

Skills

Nederlands vloeiend

Engels vloeiend

Frans basis

Education

Bachelor diploma

Job description

Ben jij iemand die graag organiseert, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen vlot verloopt? We zoeken een Management & Personal Assistant die het management zowel professioneel als privé ondersteunt. Iemand die helpt het overzicht te bewaren, zaken zelfstandig vastneemt en ervoor zorgt dat ze ook écht geregeld worden.

Je krijgt een heel gevarieerde functie waarin Managementondersteuning en Personal & Household Management samenkomen. De rode draad is telkens dezelfde: ontzorgen, organiseren en vooruitdenken, zodat het management zich kan focussen op de zaken waarin ze echt het verschil kunnen maken.

Je functie bestaat uit twee grote domeinen. Binnen beide krijg je veel zelfstandigheid en varieert je takenpakket naargelang wat er op dat moment nodig is.

1. Management & administratieve ondersteuning

• je werkt nauw samen met het management en ondersteunt hen in de dagelijkse werking
• je helpt overzicht te bewaren en neemt administratieve en organisatorische zakenzelfstandig op. Denk onder andere aan: Mailboxen, agenda's en dagelijkse communicatie beheren en opvolgen
• afspraken, meetings en gesprekken organiseren en voorbereiden
• informatie verzamelen, structureren en overzichtelijk bundelen
• actiepunten, deadlines en lopende dossiers bewaken en opvolgen
• ondersteuning binnen de verschillende verantwoordelijkheden van het management, waaronder sales en HR
• afstemmen met collega's, leveranciers en externe partners
• zakelijke reizen, reservaties, beurzen en events praktisch mee organiseren
• de continuïteit bewaken bij afwezigheid van het management: belangrijke zaken opvolgen, opvangen wat je zelfstandig kan behandelen en bij terugkomst een duidelijk overzicht voorzien

Ook privé zoeken we iemand die een belangrijk deel van de dagelijkse organisatie uit

handen neemt. Je voert geen huishoudelijk werk uit, maar regelt en coördineert wat nodig is om alles vlot te laten verlopen. Hierbij horen o.a.:

• de planning en communicatie met externe huishoudhulp organiseren en opvolgen
• onderhoud, herstellingen, leveringen en andere afspraken aan huis regelen
• boodschappen en benodigdheden voor zowel het bedrijf als privé doen of afhalen en wegzetten
• bestellingen, leveringen, pakjes en retouren regelen
• cadeaus, bloemen en attenties zoeken, bestellen of ophalen
• privéreizen, afspraken en reservaties uitzoeken en praktisch organiseren
• praktische zaken rond bijvoorbeeld wagens, onderhoud of andere afspraken regelen
• allerlei andere praktische zaken die ons in het dagelijkse leven kunnen ontzorgen

Voor deze functie vinden we hoe je werkt en wie je bent minstens even belangrijk als je achtergrond en ervaring.

• je beheerst het Nederlands en Engels vloeiend, zowel mondeling als schriftelijk, en hebt idealiter een goede basiskennis Frans om ook Franstalige communicatie te kunnen ondersteunen
• je behaalde minimaal een bachelordiploma en hebt een eerste ervaring in een administratieve, ondersteunende of organiserende functie
• je bent uiterst betrouwbaar en discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• je werkt zelfstandig, georganiseerd en nauwkeurig, stelt vlot prioriteiten en denkt proactief mee
• je bent communicatief en praktisch ingesteld, digitaal vaardig en schakelt gemakkelijk tussen verschillende soorten taken
• je beschikt over een rijbewijs B
• een vaste functie binnen een gezond en groeiend familiebedrijf
• een marktconform salaris afgestemd op jouw ervaring, aangevuld met maaltijdcheques, ecocheques en een eindejaarspremie
• een uurrooster van 38 uur per week (ma-do: 8u30 - 17u, vrij: 8u30 - 15u), waarbij minder uren bespreekbaar zijn