Management & Personal Assistant

STEGMANN BELGIUM TEMSE; Sint-Niklaas; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

STEGMANN BELGIUM TEMSE zoekt een Management & Personal Assistant die het management zowel professioneel als privé ondersteunt. Je combineert managementondersteuning met personal & household management en zorgt voor overzicht en proactieve planning, zodat het management zich kan richten op kerntaken en strategische beslissingen.

Je werkt zelfstandig, neemt taken op en bewaakt agenda's, communicatie en lopende dossiers.

Qualifications

• Samenwerken met het management en hen in de dagelijkse werking ondersteunen
• Overzicht bewaren, administratieve en organisatorische taken zelfstandig oppakken
• Afspraken, meetings en gesprekken organiseren en voorbereiden
• Informatie verzamelen, structureren en overzichtelijk bundelen
• Actiepunten, deadlines en lopende dossiers bewaken en opvolgen
• Ondersteuning binnen meerdere verantwoordelijkheden van het management, waaronder sales en HR
• Afstemming met collega's, leveranciers en externe partners
• Reizen, reservaties, beurzen en events praktisch mee organiseren

Responsibilities

• Beheren van mailboxen, agenda's en dagelijkse communicatie
• Afspraken, meetings en gesprekken organiseren en voorbereiden
• Informatie verzamelen en overzichtelijk samenbrengen
• Beheren van actiepunten en dossiers voor het management
• Ondersteunen bij sales en HR-gerelateerde taken
• Coördineren met leveranciers en externe partners
• Reizen, beurzen en events praktisch organiseren
• Continuïteit waarborgen bij afwezigheid van het management

Job description

Ben jij iemand die graag organiseert, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen vlot verloopt? We zoeken een Management & Personal Assistant die het management zowel professioneel als privé ondersteunt. Iemand die helpt het overzicht te bewaren, zaken zelfstandig vastneemt en ervoor zorgt dat ze ook écht geregeld worden. Je krijgt een heel gevarieerde functie waarin Managementondersteuning en Personal & Household Management samenkomen. De rode draad is telkens dezelfde: ontzorgen, organiseren en vooruitdenken, zodat het management zich kan focussen op de zaken waarin ze echt het verschil kunnen maken.

Je functie bestaat uit twee grote domeinen. Binnen beide krijg je veel zelfstandigheid en varieert je takenpakket naargelang wat er op dat moment nodig is.

1. Management & administratieve ondersteuning

• je werkt nauw samen met het management en ondersteunt hen in de dagelijkse werking
• je helpt overzicht te bewaren en neemt administratieve en organisatorische zakenzelfstandig op. Denk onder andere aan: Mailboxen, agenda's en dagelijkse communicatie beheren en opvolgen
• afspraken, meetings en gesprekken organiseren en voorbereiden
• informatie verzamelen, structureren en overzichtelijk bundelen
• actiepunten, deadlines en lopende dossiers bewaken en opvolgen
• ondersteuning binnen de verschillende verantwoordelijkheden van het management, waaronder sales en HR
• afstemmen met collega's, leveranciers en externe partners
• zakelijke reizen, reservaties, beurzen en events praktisch mee organiseren
• de continuïteit bewaken bij afwezigheid van het management: belangrijke zaken opvolgen, opvangen wat je zelfstandig kan behandelen en bij terugkomst een duidelijk overzicht voorzien

2. Personal & Household Management

Ook privé zoeken we iemand die een belangrijk deel van de dagelijkse organisatie uit handen neemt. Je voert geen huishoudelijk werk uit, maar regelt en coördineert wat nodig is om alles vlot te laten verlopen. Hierbij horen o.a.:

• de planning en communicatie met externe huishoudhulp organiseren en opvolgen
• onderhoud, herstellingen, leveringen en andere afspraken aan huis regelen
• boodschappen en benodigdheden voor zowel het bedrijf als privé doen of afhalen en wegzetten
• bestellingen, leveringen, pakjes en retouren regelen
• cadeaus, bloemen en attenties zoeken, bestellen of ophalen
• privéreizen, afspraken en reservaties uitzoeken en praktisch organiseren
• praktische zaken rond bijvoorbeeld wagens, onderhoud of andere afspraken regelen
• alleen andere praktische zaken die ons in het dagelijkse leven kunnen ontzorgen