Management Assistant – Kantoorondersteuning & Dossierbeheer

Jobat; Antwerpen; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Full time

Job summary

Jobat Antwerpen zoekt een enthousiaste Management Assistant die achter de schermen het verschil maakt. U beheert agenda's, coördineert mailboxen en verzorgt administratieve opstart van dossiers.

U update dossierdatabases, stelt documenten op en bereidt vergaderingen en online meetings voor. U bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten en externe contacten en ondersteunt presentaties en dossiers. Een hands-on, proactieve kantoorwerker met oog voor detail wordt gewaardeerd.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's, afspraken en deadlines
• Coördineren en opvolgen van één of meerdere mailboxen
• Administratieve opstart en verwerking van nieuwe dossiers
• Beheren, actualiseren en structureren van de dossierdatabase
• Verzorgen van zowel digitaal als fysiek klassement
• Opstellen, nalezen en professioneel vormgeven van documenten
• Uitwerken van dictaten, correspondentie en administratieve stukken
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, opleidingen en online meetings
• Bieden van praktische ondersteuning tijdens presentaties en videocalls
• Assisteren bij dossieropbouw en administratieve opzoekingen
• Voorbereiden en opvolgen van facturatiedossiers
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor cliënten, bezoekers en externe contacten
• Actief bijdragen aan een efficiënte en professionele kantoorwerking

Job description

Jobat Antwerpen zoekt een enthousiaste Management Assistant die achter de schermen het verschil maakt. U beheert agenda's, coördineert mailboxen en verzorgt administratieve opstart van dossiers.

U update dossierdatabases, stelt documenten op en bereidt vergaderingen en online meetings voor. U bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten en externe contacten en ondersteunt presentaties en dossiers. Een hands-on, proactieve kantoorwerker met oog voor detail wordt gewaardeerd.