Management Assistant h/f/x

UNIQUE; Brussel; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

UNIQUE in Brussel zoekt een gemotiveerde office manager die verantwoordelijk is voor agendabeheer, telefoonoproepen, het sorteren en opvolgen van briefwisseling, het organiseren van meetings en het versturen van uitnodigingen.

Daarnaast ondersteun je bij de reserveringen van zalen, materiaal en maaltijden, het plannen van reizen en voorbereidende documenten (Word, PowerPoint) en het versturen van informatiebrieven aan klanten.

Responsibilities

• Agendabeheer en telefoonische oproepen
• Sorteren en opvolgen van briefwisseling
• Organiseren van meetings, dîners, en versturen van uitnodigingen
• Reserveren van zalen/materiaal en maaltijden
• Reserveren van vluchten/treinen en andere reizen
• Administratieve ondersteuning bij documenten (Word, PowerPoint) en informatiebrieven
• Mailings maken naar klanten en up-to-date houden van contacten
• Opslaan van documenten in ad-hoc bestanden
• Opvolgen en goedkeuren van facturatie en betalingen in samenwerking met boekhouding
• Contacten met property managers voor bestelbons en werken

Job description

Office management :

• Agendabeheer en telefonische oproepen
• Sorteren en opvolgen van briefwisseling
• Organiseren van meetings, dîners ,...en versturen van uitnodigingen
• Reserveren van zalen/materiaal, maaltijden
• Reserveren van vluchten, treinen, ...
• Administratieve ondersteuning bij de voorbereiding van documenten (Word, Powerpoint), informatiebrieven, presentaties
• Mailings maken naar klanten en up to date houden van contacten
• Opslaan van documenten in de ad-hoc files

Financiële ondersteuning

• Opvolgen van de facturatie, het goedkeuren ervan en de betalingen in samenwerking met de verschillende boekhoudingen
• Contacten met de property managers van gebouwen voor het opvolgen van bestelbons voor de werken..