Management Assistant FR/ANG (Administrative)

UNIQUE; Sint-Joost-ten-Node; On-site; EUR 25,000 - 36,000; Full time

Job summary

UNIQUE zoekt een allround administratieve medewerker die dossiers opent en classificeert, de briefwisseling opvolgt en de advocaten en de Finance Manager ondersteunt bij hun administratieve taken.

Daarnaast ondersteun je Business Development: databases beheren, de website updaten, nieuwsbrieven voorbereiden en seminars organiseren. Je verzorgt ook de opmaak van documenten en brochures en zorgt voor de kantoororganisatie, receptie en archiefbeheer.

Qualifications

• Ervaring met dossierbeheer en correspondentie.
• Sterke organisatorische vaardigheden.
• Teamgericht kunnen werken.

Responsibilities

• Algemene administratieve ondersteuning verlenen.
• Dossiers openen/klassen, briefwisseling opvolgen.
• Ondersteunen van advocaten en Finance Manager bij administratie.
• Kantoororganisatie: vergaderzalen beheren, voorraad en archieven bijhouden.
• Ontvangen van cliënteel en telefonische/ persoonlijke ontvangst.

Skills

Administratieve ondersteuning

Klantontvangst

Planning & organisatie

Job description

• Algemene administratieve ondersteuning : openen en klassement van dossiers, opvolgen van de briefwisseling, ondersteuning aan de advocaten en de Finance Manager voor hun administratieve taken, enz. ;
• Ondersteuning bij Business Development : beheren van databases (cliënten en prospecten), updaten van de website, voorbereiding van newsletters, organisatie van “client seminars”, deelname aan diverse projecten inzake Business Development ;
• Opstellen en opmaken van documenten, newsletters, presentaties en commerciële brochures ;
• Praktische organisatie van diverse interne activiteiten en seminaries ;
• Organisatie van het kantoor: beheer van de vergaderzalen, verantwoordelijk voor het beheer van de voorraad (office supplies) en de archieven ;
• Het onthaal van cliënteel : telefonisch onthaal en ontvangst bij vergaderingen en seminaries in de kantoren