Management Assistant h/f/x

Jobat; Brussel; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Jobat in Brussel zoekt een office manager voor een internationaal bedrijf. Je staat in voor dagelijkse kantoorprocessen en ondersteunt meerdere afdelingen.

Taken omvatten agendabeheer, telefoonverkeer, briefwisseling, organisatie van meetings, zaal- en materiaalreserveringen, reisplanning en administratieve ondersteuning bij documenten. Je werkt nauw samen met het team en zorgt voor een vlotte communicatie.

Qualifications

• Ervaring met office management is een pluspunt.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands.
• Kennis van standaard kantoortools (Word, PowerPoint, e-mail).

Responsibilities

• Agendabeheer en telefonische oproepen.
• Sorteren en opvolgen van briefwisseling.
• Organiseren van meetings en het verzenden van uitnodigingen.
• Reserveren van zalen, materiaal en maaltijden.
• Reserveren van vluchten en treinreizen.
• Administratieve ondersteuning bij documenten (Word, PowerPoint).
• Mailings maken naar klanten en contacten up-to-date houden.
• Opslag van documenten in ad-hoc bestanden.
• Opvolgen van facturatie in samenwerking met boekhouding.
• Contacten met gebouw-beheer voor bestellingen en werken.

Skills

Agenda beheer

Telefonische oproepen

Communicatie

Administratieve ondersteuning

Documenten beheren

Tools

Microsoft Word

PowerPoint

Job description

internationaal bedrijf in brussel

Jobomschrijving

Office management :

• Agendabeheer en telefonische oproepen
• Sorteren en opvolgen van briefwisseling
• Organiseren van meetings, dîners ,…en versturen van uitnodigingen
• Reserveren van zalen/materiaal, maaltijden
• Reserveren van vluchten, treinen, …
• Administratieve ondersteuning bij de voorbereiding van documenten (Word, Powerpoint), informatiebrieven, presentaties
• Mailings maken naar klanten en up to date houden van contacten
• Opslaan van documenten in de ad-hoc files

Financiële ondersteuning

• Opvolgen van de facturatie, het goedkeuren ervan en de betalingen in samenwerking met de verschillende boekhoudingen
• Contacten met de property managers van gebouwen voor het opvolgen van bestelbons voor de werken..