Gestionnaire RH - RH enseignement (H/F/X)

Commune d'Écaussinnes; Écaussinnes; On-site; EUR 25,000 - 33,000; Full time

Job summary

La Commune d'Écaussinnes recherche un(e) gestionnaire de dossiers rattaché au service Ressources Humaines et du personnel enseignant. Vous codifierez et suivrez les données liées à la carrière, au turnover et à l’absentéisme, et vous veillerez au respect des règlements et à l’information des agents sur l’état d’avancement des dossiers.

Vous gérerez les documents administratifs, les déclarations DIMONA et ONSS, et assurerez l’accueil et l’orientation des usagers tout en garantissant la

Qualifications

• Gérer les dossiers relatifs à la gestion de la carrière, au turnover et à l’absentéisme du personnel.
• Encoder les prestations du personnel et les données nécessaires au calcul de la paie.
• Traiter les déclarations DIMONA et ONSS à l’entrée et à la fin de la relation avec l’Administration.
• Assurer le respect de la réglementation et informer les personnes concernées sur le contenu et l’état d’avancement du dossier.
• Classer des instructions et documents administratifs.
• Accueillir toute personne avec empathie et garantir la confidentialité des données.

Responsibilities

• S’assurer de respecter la réglementation en vigueur (législations sociales, décrets liés à l’enseignement, …).
• Encoder les prestations du personnel et les données nécessaires au calcul de la paie.
• Traiter les déclarations DIMONA et ONSS.
• Recevoir les appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et transmettre les messages.
• Mettre à disposition tout document que le public souhaiterait consulter.
• Se tenir au courant des nouvelles réglementations afin de répondre adéquatement aux demandes.

Skills

Gestion administrative

Confidentialité des données

Rigueur

Communication

Job description

Missions

Le(la) gestionnaire de dossiers attachée au service Ressources Humaines et du personnel enseignant gère les dossiers relatifs à la gestion de la carrière, au turnover et à l’absentéisme du personnel.

Il/Elle codifie les données privées et professionnelles liées à la situation de la personne et les transforme en fonction de l’évolution de sa situation. Il/elle contrôle le respect de la règlementation et des conditions et informe les personnes concernées sur le contenu et l’état d’avancement de leur dossier.

Activités (liste non-exhaustive)

• S’assurer de respecter la réglementation en vigueur (législations sociales, décrets liés à l’enseignement, …).
• S’assurer de la conformité des documents établis au sein des écoles et des informations diffusées vers l’extérieur (documents et informations liées au domaine d’activité).
• Assurer le suivi administratif des dossiers liés aux services dont dépend l’agent.
• Assurer le suivi des congés, réductions de temps de travail et interruptions de carrières des enseignants.
• Encoder les prestations du personnel et les données nécessaires au calcul de la paie.
• Gérer les dossiers d’engagement du personnel.
• Prioriser les informations et les dossiers selon leur état d’urgence et d’importance.
• Traiter les dossiers de gestion de carrière.
• Traiter les demandes de remplacement de personnel et gérer les contrats.
• Traiter les demandes de formation.
• Traiter les dossiers relatifs aux accidents de travail.
• Traiter les déclarations DIMONA à l’entrée en service du personnel et à la fin de la relation juridique ou contractuelle avec l’Administration.
• Traiter les déclarations ONSS en encodant les données de rémunération et de temps de travail.
• Dactylographier les PV de réunion sans faire d’erreurs d’orthographe et de contenu.
• Actualiser les fichiers du personnel.
• Se tenir au courant des nouvelles réglementations afin de répondre adéquatement aux demandes.
• Participer aux réunions (réunions de service, CoPaLoc, …).
• Collaborer aux projets du service et de l'administration en général (P.S.T.).
• Collaborer avec les différents acteurs et intervenants internes et externes dans les dossiers traités par le service (services de l'Administration, SPW, différentes commissions, SPF, ...).
• Orienter les visiteurs du service vers la personne ressource, le gestionnaire de son dossier.
• Participer activement et régulièrement aux formations proposées par le service.
• Participer ponctuellement à des réunions en dehors des heures de bureau.
• Diffuser les décisions de collège, les notes de service, ... aux personnes concernées.
• Délivrer les autorisations relatives aux matières traitées par le service.
• Informer le public sur les décisions prises par l'Autorité à son encontre et relatives aux matières traitées par le service.
• Mettre à disposition tout document que le public souhaiterait consulter.
• Recevoir les appels téléphoniques, se renseigner, renseigner les interlocuteurs, transmettre les messages à d'autres personnes ou services.
• Renseigner les interlocuteurs internes ou externes sur le contenu des dossiers (ce qui est autorisé).
• Soumettre les demandes et dossiers traités par le service à l'avis des instances concernées (Collège communal, commissions, Tutelle, ...) ainsi qu'à la décision de l'autorité compétente.
• Classer des instructions et documents administratifs.
• Traiter les dossiers dans les matières qui le concernent.
• Accueillir toute personne avec empathie.
• Garantir le respect de la confidentialité des données relatives aux personnes.
• S'affirmer face aux personnes désagréables ou agressives en reformulant l'information fermement et posément.
• Satisfaire la demande d'information ou d'orientation du public.
• Se montrer accueillant avec les usagers et citoyens.
• Se montrer diplomate avec les personnes lentes, nerveuses, compliquées, qui comprennent difficilement...