Employés d’administration D4 - D6 (H/F/X)

Ville d'Arlon - Administration communale; Luxemburg; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

La Ville d'Arlon - Administration communale recherche un agent polyvalent pour assurer la gestion administrative des dossiers, l'accueil des citoyens et la communication interne. Vous devrez saisir et vérifier les données, rédiger des documents destinés au collège ou au conseil communal, et assurer le back-up des collègues en cas d’absence, tout en respectant les procédures et la confidentialité.

Poste à pourvoir en tant que titulaire d'un diplôme ou expérience dans l'administration publique,

Qualifications

• Rédiger rapports et documents officiels; délibérations et courriers.
• Veiller au respect des procédures, délais et échéances; constituer un dossier complet.
• Réclamer les documents nécessaires et compléter les formulaires.

Responsibilities

• Gestion administrative des dossiers: rédiger rapports, délibérations et documents.
• Accueil: répondre aux appels et accueillir les citoyens et agents.
• Communication: gérer la boîte mail et transférer aux personnes compétentes.
• Traitement des données: saisir et vérifier les données, veiller à la confidentialité.
• Note: liste non exhaustive et peut varier selon le service.

Job description

Sous la responsabilité du chef de service, vous serez amené à collaborer avec les agents de votre département, dans le cadre de la gestion administrative des dossiers. Vous traitez/encodez les données, rédigez des documents destinés au collège ou au conseil communal et renseignez différents interlocuteurs. Vous êtes également amené à assurer le back-up des collègues en cas d’absence.
Missions :

• Gestion administrative des dossiers : rédiger des rapports, délibérations au collège/conseil, attestations, documents officiels et courriers divers. Réclamer les documents nécessaires. Compléter des formulaires. Veiller à respecter les procédures, délais et échéances. Constituer un dossier complet.
• Accueil : répondre aux appels téléphoniques et recevoir efficacement, avec bienveillance et professionnalisme, les personnes qui se présentent dans le service (citoyens, agents communaux, architectes…). Répondre aux questions dans la matière de ses compétences et dans le respect de la législation. Réorienter si besoin.
• Communication : gérer la boîte mail du service, transférer aux personnes compétentes, répondre de manière courtoise et professionnelle.
• Traitement des données : saisir des données dans le programme informatique utilisé dans le service. Vérifier les informations. Veiller à la confidentialité.

Cette liste est non-exhaustive et peut varier en fonction du service.