AGENT / AGENT D' ADMINISTRATION (NIVEAU 2) (H/F/X)

Province de Liège - Province de Liège - Bâtiment Opéra; Jemeppe-Sur-Meuse; On-site; EUR 26,000 - 31,000; Full time

Job summary

Province de Liège, située au Bâtiment Opéra, recrute pour assurer l’accueil et la gestion administrative des étudiants, enseignants et usagers. Vous gérerez les demandes, informerez sur l’année académique et veillerez au bon déroulement des échanges via la plateforme.

Le poste implique la distribution de documents, cartes d’accès et badges, l’organisation d’événements d’accueil et la coordination avec les conseillers académiques pour les PAE, stagiaires et dossiers divers.

Responsibilities

• Accueillir et gérer les demandes des étudiants, des enseignants et des personnes extérieures.
• Communiquer des informations générales et/ou spécifiques en lien avec le déroulement de l’année académique.
• Informer les étudiants des modifications horaires, changement de locaux et absences des enseignants via la plateforme de l’E.V.
• Distribuer certains documents administratifs, y compris les diplômes.
• Distribuer les cartes « étudiant » et les badges d’accès.
• Collaborer à l’organisation de la journée d’Accueil et constituer les groupes.
• Participer, avec les conseillers académiques, à la gestion administrative des PAE.
• Recevoir et encoder des informations administratives (CM, infos stages…).
• Gérer administrativement les abandons et les demandes de stage à l’étranger.
• Gérer les dossiers BAMA en collaboration avec les services étudiants.
• Informatiser les documents « papier » à associer aux dossiers étudiants.
• Mettre à jour les données des cartes ID, permis de séjour, titre d’accès.
• Effectuer les rappels de paiement et archiver les documents administratifs.
• Préparer les délibérations et en assurer le suivi.
• S’assurer de l’encodage des points et effectuer les éventuels rappels.
• Préparer et participer aux proclamations : distribution des diplômes.
• Collaborer à la gestion des relations avec le PSE et le SPMT pour le dossier médical des étudiants.
• Participer aux journées portes ouvertes et aux activités liées aux immersions.
• Assurer les tâches administratives liées aux journées d’immersion et collaborer avec les Directions Adjointes de Cursus et la Direction de Département.
• Gestion et envoi des dossiers de déclaration d’accident pour les étudiants du département.
• Conception de l’aménagement des espaces étudiants en collaboration avec les collègues du département.
• Participer aux autres activités du service, du département.

Job description

• Accueillir et gérer les demandes des étudiants, des enseignants et des personnes extérieures ;
• Communiquer des informations générales et/ou spécifiques en lien avec le déroulement de l’année académique ;
• Informer les étudiants des modifications horaires, changement de locaux et absences des enseignants via la plateforme de l’E.V. ;
• Distribuer certains documents administratifs en ce incluant les diplômes ;
• Distribuer les cartes « étudiant » et les badges d’accès ;
• Collaborer à l’organisation de la journée d’Accueil et constituer les groupes ;
• Participer, avec les conseillers académiques, à la gestion administrative des PAE ;
• Recevoir et encoder, en continu, des informations administratives (CM, infos stages…) ;
• Gérer administrativement les abandons ;
• Gérer administrativement les demandes de stage à l’étranger ;
• Gérer les dossiers BAMA en collaboration avec les services étudiants ;
• Informatiser les documents « papier » à associer aux dossiers étudiants ;
• Mettre à jour les données des cartes ID, permis de séjour, titre d’accès ;
• Effectuer les rappels de paiement ;
• Archiver les documents administratifs ;
• Préparer les délibérations et en assurer le suivi ;
• S’assurer de l’encodage des points et effectuer les éventuels rappels ;
• Préparer et participer aux proclamations : distribution des diplômes ;
• Collaborer à la gestion des relations avec le PSE et le SPMT pour le dossier médical des étudiants ;
• Participer aux journées portes ouvertes ;
• Assurer les tâches administratives en lien avec les journées d’immersion et en collaboration avec les Directions Adjointes de Cursus et la Direction de Département ;
• Gestion et envoi des dossiers de déclaration d’accident pour les étudiants du département ;
• Conception de l’aménagement des espaces étudiants en collaboration avec les collègues du département ;
• Participer aux autres activités du service, du département.