Un(e) agent(e) d’administration B1 – service Ressources humaines et Appui à la Direction générale (H/F/X)

Centre public d'Action sociale de Orp-Jauche - CPAS Orp - Jauche; Orp-Jauche; On-site; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Job summary

Centre public d'Action sociale de Orp-Jauche - CPAS Orp - Jauche recherche un agent administratif au service RH pour assurer le suivi administratif, technique et opérationnel de la gestion du personnel. Vous travaillerez sous l'autorité de la Directrice générale et soutiendrez le service RH et l'administration du personnel.

Les missions couvrent l'administration du personnel, la paie, le portefeuille d'assurances et l'appui administratif à la direction générale, en lien avec les partenaires

Qualifications

• Gestion administrative des dossiers du personnel et des documents RH.
• Rigueur et méthode dans le suivi des procédures et des cycles RH.
• Bonne capacité d'organisation et de coordination avec les services internes.
• Esprit d'équipe et capacité à appuyer la direction générale.
• Connaissance générale des notions de paie et déclarations sociales.

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif du service RH et de l'administration du personnel.
• Gérer les dossiers individuels, archivage et constitution des dossiers du personnel.
• Rédiger et suivre les documents RH (contrats, avenants, attestations, courriers, C4).
• Suivre les mouvements de personnel et les absences; organiser les visites médicales.
• Assurer le secrétariat et l'appui administratif à la Directrice générale.
• Collaborer avec les partenaires internes/externes (ONSS, SPF, SPW, mutuelles, médecine du travail).
• Rédiger rapports et avis techniques; contribuer à l'élaboration des procédures RH.

Skills

Gestion administrative

Rigueur

Organisation

Communication

Paie

Job description

I DESCRIPTION DE LA FONCTION

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice générale, l'agent assure le suivi administratif, technique et opérationnel de la gestion du personnel du CPAS. Il/elle veille, dans le respect des procédures internes et de la législation en vigueur, au bon fonctionnement du service RH et à la gestion quotidienne de l'administration du personnel. En étroite collaboration avec la Directrice générale, l'agent lui apporte également un appui administratif direct dans l'exercice de ses missions quotidiennes. Sans être exhaustif, l’agent administratif au service RH / appui à la Direction générale assume les tâches principales suivantes dans les matières :

A. ADMINISTRATION DU PERSONNEL & GESTION DES EFFECTIFS

L’agent administratif est chargé (notamment) de :

• Gérer administrativement les dossiers individuels du personnel, de leur constitution à leur archivage ;


• Préparer, rédiger et assurer le suivi des documents RH (contrats, avenants, attestations, courriers, C4…) ;


• Suivre les mouvements de personnel (engagements, départs, remplacements, interruptions de carrière, mises en disponibilité, pensions) et transmettre les informations utiles à la hiérarchie ;


• Assurer le suivi administratif des absences (congés, maladies, accidents du travail, interruptions de carrière) et contrôler les justificatifs ;


• Organiser et planifier les visites médicales, et constituer les dossiers correspondants ;


• Suivre les dossiers d'accidents du travail, de leur déclaration jusqu'à leur clôture ;


• Collecter, vérifier et centraliser les documents nécessaires à l'engagement du personnel ;


• Participer à l'accueil et à l'intégration administrative des nouveaux agents ;


• Assurer la liaison avec les partenaires internes et externes (ONSS, SPF, SPW, mutuelles, assureurs, médecine du travail, …) pour le suivi des dossiers ;


• Collaborer avec le Service Finances pour le suivi administratif et budgétaire des matières liées au personnel ;


• Préparer et instruire les dossiers soumis au Bureau permanent et au Conseil de l'Action Sociale ;


• Rédiger rapports, notes, projets de délibérations, procès-verbaux, courriers et avis techniques ;


• Contribuer à l'élaboration, à la mise à jour et à l'application des procédures RH ;


• Assurer la gestion administrative quotidienne du service (courrier, boîte mail, classement, suivi des dossiers).

B. GESTION ADMINISTRATIVE DE LA PAIE

Sous la supervision de la hiérarchie, l’agent :

• Encode et vérifie les données nécessaires à l’établissement des rémunérations


• Participe au calcul, au contrôle et au suivi des traitements, primes, allocations et avantages


• Assure le suivi administratif des cessions et saisies sur salaire


• Participe à la réalisation de prévisions et simulations salariales et au suivi des traitements


• Contribue à l’établissement et aux contrôle des déclarations sociales et fiscales dans le respect des délais légaux

C. GESTION ADMINISTRATIVE DU PORTEFEUILLE DES ASSURANCES

En collaboration avec la hiérarchie, l'agent assure le suivi administratif des assurances communales, notamment :

• La gestion des dossiers liés aux polices d'assurance ;


• Le suivi administratif des sinistres ;


• Les contacts avec les assureurs la partners concernés.

D. APPUI ADMINISTRATIF A LA DIRECTION GENERALE

L’agent administratif est chargé (notamment) de :

• Assurer le secrétariat institutionnel de la Directrice générale et des organes de décision : (préparation des projets de délibérations, rédaction et suivi des convocations, organisation des réunions…)


• Assurer le suivi administratif des décisions


• Veiller à la bonne tenue des registres de délibérations


• Assurer la veille réglementaire et contribuer à la sécurisation juridique des actes


• Suivre les échéances administratives de l’institution