Front Office Assistant

Advocatenkantoor Reyns; Melsele; On-site; EUR 24,000 - 34,000; Full time

Job summary

Advocatenkantoor Reyns in Oost-Vlaanderen zoekt een Front Office Assistant die het visitekaartje van het kantoor is en ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je verwelkomt bezoekers met een glimlach en handelt telefoongesprekken professioneel af.

Daarnaast draag je zorg voor een nette receptie, wachtzaal en vergaderzalen, beheer je agenda en mailbox, verwerk je post en ondersteun je bij juridische dossiers zoals het aanmaken van dossiers, kopiëren en archiveren.

Qualifications

• Bezoekers warm welkom en op hun gemak laten voelen.
• Eerste aanspreekpunt aan de telefoon en professioneel doorverbinden.
• Receptie, wachtzaal en vergaderzalen netjes en verzorgd houden.
• Agenda en mailbox beheren; post verwerken; dossiers aanmaken en archiveren.
• Ad-hoc taken; flexibel inzetbaar en afwisselend werk.

Responsibilities

• Bezoekers ontvangen en zorgen voor een gastvrije sfeer.
• Telefonisch contact afhandelen en doorverbinden naar collega.
• Receptie, wachtkamer en vergaderzalen netjes houden.
• Agenda en mailbox beheren; bijlagen verwerken en dossiers archiveren.

Job description

Als Front Office Assistant ben jij het visitekaartje van ons kantoor en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Een afwisselende en veelzijdige rol waarin jij hét verschil maakt!

• Warm welkom: Je ontvangt bezoekers met een glimlach en zorgt dat ze zich meteen op hun gemak voelen.
• Telefoonheld: Je bent het eerste aanspreekpunt aan de telefoon, handelt gesprekken professioneel af en schakelt door naar de juiste collega.
• Netjes en verzorgd: Je zorgt ervoor dat onze receptie, wachtzaal en vergaderzalen er altijd tiptop uitzien.
• Organisatie en administratie: Je beheert de agenda en mailbox, verwerkt post en ondersteunt bij juridische dossiers zoals het aanmaken van dossiers, kopiëren, bundels samenstellen, archiveren en klassement.
• Ad-hoc taken: Je springt flexibel in waar nodig en houdt van afwisseling in je werk.