Executive management assistant(e)

Crelan; Brussel; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Crelan in Brussel zoekt een Executive Management Assistant die de rechterhands van de directie is en hen administratief en organisatorisch ondersteunt.

Je draagt bij aan de efficiënte voorbereiding, opvolging en coördinatie van dossiers en besluitvorming, bewaakt prioriteiten en zorgt dat alles achter de schermen vlot verloopt. Je bent een vertrouwenspersoon, organiseert vergaderingen en events, beheert agendas en onderhoudt soepele communicatie met stakeholders.

Qualifications

• Ervaring in secretariaat of executive support
• Proactieve en nauwkeurige werkstijl
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden

Responsabilités

• Beheer proactief de agenda’s van de directieleden en coördineer hun dagelijkse activiteiten
• Beheer correspondentie en mailboxen en zorg voor een correcte opvolging van acties en dossiers
• Je bent het centrale aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders
• Organiseer vergaderingen, seminars, workshops, offsites en andere evenementen en zorg voor de nodige logistieke ondersteuning
• Ondersteun de directieleden bij ad-hoc opdrachten en administratieve vragen
• Bereid managementvergaderingen, directievergaderingen en governance-overleggen voor en zorg voor opvolging
• Verzamel en structureer relevante documentatie en bewaak deadlines en actiepunten
• Stel nota’s, verslagen, presentaties en correspondentie op of werk deze af
• Volg toegewezen dossiers zelfstandig op en signaleer aandachtspunten aan het management
• Draag bij aan documentatie en archivering van dossiers en beslissingen
• Werk nauw samen met andere management assistants en fungeer als back-up
• Denk mee over efficiëntere administratieve processen, tools en werkmethodes
• Ondersteun de verdere professionalisering van de administratieve organisatie en kennisdeling binnen het team
• Neem initiatieven om werkzaamheden efficiënter en toekomstgericht te organiseren

Connaissances

Agenda beheer

Secretariëel ondersteuning

Stakeholders communicatie

Plannen & organisatie

Description du poste

Als Executive Management Assistant ben je de rechterhand van één of meerdere leden van het Executive Management. Je ondersteunt hen niet alleen administratief en organisatorisch, maar draagt ook actief bij aan een efficiënte voorbereiding, opvolging en coördinatie van dossiers en besluitvorming. Je bent een vertrouwenspersoon die prioriteiten weet te stellen, vooruit denkt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen vlot verloopt.

Jouw verantwoordelijkheden:

Secretariaat & Executive support

• Je beheert proactief de agenda’s van de directieleden en coördineert hun dagelijkse activiteiten
• Je beheert correspondentie en mailboxen en zorgt voor een correcte opvolging van acties en dossiers
• Je bent het centrale aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders
• Je organiseert vergaderingen, seminaries, workshops, offsites en andere evenementen en zorgt voor de nodige logistieke ondersteuning
• Je ondersteunt de directieleden bij ad-hoc opdrachten en administratieve vragen

Vergaderingen, governance & dossieropvolging

• Je bereidt managementvergaderingen, directievergaderingen en governance-overleggen voor en zorgt voor een professionele opvolging
• Je verzamelt en structureert de relevante documentatie en bewaakt deadlines en actiepunten
• Je stelt nota’s, verslagen, presentaties en correspondentie op of werkt deze af
• Je volgt toegewezen dossiers zelfstandig op en signaleert tijdig aandachtspunten aan het management
• Je draagt bij aan een correcte documentatie en archivering van belangrijke dossiers en beslissingen
• Je werkt nauw samen met andere management assistants en fungeert als back-up waar nodig
• Je denkt actief mee na over een efficiëntere werking van administratieve processen, tools en werkmethodes
• Je ondersteunt de verdere professionalisering van de administratieve organisatie en draagt bij aan kennisdeling binnen het team
• Je neemt initiatieven om werkzaamheden efficiënter, consistenter en toekomstgericht te organiseren