Event & Administratief Coördinator (m/v/x)

Administratie, HR en office support; Sint-Gillis; On-site; EUR 40,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Openbaar vervoer vergoeding

Kilometervergoeding

Telewerk 2 dagen per week

Kantooruren 9:00-12:30 / 13:30-17:00

Job summary

Robert Half is op zoek naar een Event & Administratief Coördinator (m/v/x) in Brussel. De positie is 38 uur per week in een non-profit/gezondheidszorg omgeving. Je beheert events, ondersteunt verkiezingen in 2027 en neemt secretariaats- en communicatietaken op.

Een proactieve, meertalige aanpak en sterke organisatorische vaardigheden zijn essentieel. Locatie: Brussel (Sint-Gillis). Vereist zijn uitstekende Nederlands en Frans, met MS Office-vaardigheden.

Qualifications

• Zeer sterke mondelinge en schriftelijke vaardigheden in Nederlands en Frans.
• Relevante achtergrond in eventmanagement, communicatie, office management of administratieve richting.
• Sterke organisatorische vaardigheden en vermogen om meerdere projecten gelijktijdig te beheren.
• Proactieve houding en zelfstandigheid in projectbeheer voor alle provincies.
• Klantgerichte communicatie met leden.
• Goede vaardigheden in Microsoft Office-toepassingen.

Responsibilities

• Zelfstandig organiseren van events voor de Provinciale Raden (ongeveer 10 events, voorjaar).
• Concepten uitwerken per regio (bv. wijndegustatie, wandeling, culturele activiteit).
• Zoeken en boeken van locaties, catering, leveranciers; offertes en budget opvolgen.
• Uitnodigingen in Nederlands en Frans opstellen en verzenden; inschrijvingen beheren.
• Logistieke coördinatie op de dag en follow-up (facturen, bedankjes).
• Ondersteunen van verkiezingsorganisatie in 2027; planning en communicatie.
• Ondersteunen van kleine projecten; planning tot afronding.
• Centraal aanspreekpunt zijn voor provincies over events en projecten.
• Secretariële taken: agenda's, vergaderingen, verslagen, mails en telefoons.
• Communicatie naar leden in NL en FR; nieuwsberichten en website info.

Skills

Nederlands & Frans

Evenementenorganisatie

Office management

Multitasken

Proactief handelen

Klantgerichte houding

Tools

MS Office

Job description

Robert Half is momenteel op zoek naar een Event & Administratief Coördinator (m/v/x).

Het bedrijf is gevestigd in Brussel en het betreft een 38-uren positie in een non-profit / gezondheidszorg sector omgeving.

De verantwoordelijkheden van deze functie als Event & Administratief Coördinator zijn:

Events

• Zelfstandig organiseren van events voor de Provinciale Raden (ongeveer 10 events, in het voorjaar), waarbij alle leden van de betrokken Provincie gratis worden uitgenodigd.
• Uitwerken van het concept per regio (bv. wijndegustatie, wandeling, culturele activiteit) met als doel de verbondenheid van de leden met de organisatie te versterken.
• Zoeken en boeken van locaties, catering, activiteiten en leveranciers; opvolgen van offertes en budget.
• Opmaken en versturen van de uitnodigingen in het Nederlands en Frans, opvolgen van inschrijvingen en deelnemerslijsten.
• Logistieke coördinatie op de dag zelf en opvolging achteraf (evaluatie, facturen, bedankingen).

Projecten & verkiezingen

• Ondersteunen van de organisatie van de verkiezingen in 2027 voor de verschillende raden (planning, communicatie naar de leden, opvolging van documenten en deadlines).
• Opvolgen van kleine projecten binnen bestaande structuren, van planning tot afronding.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor de provincies voor alles wat events en projecten betreft.

Administratie

• Overnemen van een deel van de secretariaatstaken: agenda's, vergaderingen voorbereiden, verslagen, opvolging van mails en telefoons.
• Ondersteuning van de directie, de juristen en de raden waar nodig.

Communicatie

• Opstellen en vertalen/nalezen van communicatie naar de leden in het Nederlands en Frans (uitnodigingen, mailings, praktische info).
• Meewerken aan nieuwsberichten en informatie voor de website.

De vereiste kwalificaties voor deze functie van Event & Administratief Coördinator zijn:

• Heel sterk niveau van Nederlands en Frans, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een relevante achtergrond of interesse in eventmanagement, communicatie, office management of een administratieve richting.
• Sterke organisatorische vaardigheden en de capaciteit om meerdere projecten tegelijk te beheren.
• Echte proactiviteit: u wacht niet tot iemand zegt wat u moet doen, maar neemt zelf initiatief.
• Zelfstandig kunnen werken: u bent de enige persoon die deze events voor alle provincies beheert.
• Een vlotte, warme communicatiestijl en een klantgerichte houding naar de leden.
• Goede kennis van MS Office. Specifieke IT-kennis is niet nodig.
• Stressbestendig en flexibel in een dynamische, uitdagende omgeving.

Onze klant biedt:

• Team: een kleine, hechte organisatie. Een fijne sfeer met een mix van jongere en ervaren collega's.
• Type contract: interim tot eind 2027.
• Regio: Brussel (Sint-Gillis), goed bereikbaar met het openbaar vervoer.
• Aantal uur per week: voltijds, 38 uur.
• Uurrooster: 9u00-12u30 en 13u30-17u00. Donderdag is iedereen op kantoor.
• ADV: 20 vakantiedagen + 6 ADV-dagen. Sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar; feestdagen die in het weekend vallen worden in die periode gecompenseerd.
• Telewerk: 2 dagen per week na de opleidingsperiode (de eerste weken op kantoor).
• Salaris: ongeveer € 3.600-4.000 bruto per maand (bespreekbaar), maaltijdcheques van € 10, 100% terugbetaling openbaar vervoer, kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen.

Periode:

zo snel mogelijk, tot eind 2027.

Referentienummer: 000517580.

You can find more information on data protection, in particular on your rights, at https://www.roberthalf.com/be/en/privacy.