Administration & Events Coordinator

Promo Sa; Brussel; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Promo Sa zoekt een Administration & Events Coordinator (M/V/X) voor een interimopdracht tot 15 maart 2027. Je ondersteunt de Event Managers bij planning, logistiek en opvolging van fysieke, hybride of digitale evenementen voor retail, B2B, B2C en interne doelgroepen.

Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en in teamverband, met focus op budgetten, leveranciers en tijdige leveringen. Een tweetaligheid NL/FR en rijbewijs B zijn gewenst, Engels is een plus.

Qualifications

• U werkt nauwkeurig en zelfstandig, maar bent ook een teamplayer
• U beschikt over sterke relationele vaardigheden
• U hebt een goede kennis van Microsoft 365 (Excel, Word, Teams); kennis van SAP is een pluspunt
• U hebt een goede basiskennis van boekhouding
• U beschikt over organisatorische capaciteiten
• U blijft rustig onder druk en weet deadlines goed te beheren
• U bent flexibel; avond- en weekendwerk kan occasioneel voorkomen
• Ervaring binnen de evenementensector is een plus
• U bent tweetalig Nederlands/Frans; kennis van het Engels is een bijkomende troef
• U beschikt over rijbewijs B

Responsibilities

• Projectbeheer
• U ondersteunt de Event Managers administratief bij de planning, coördinatie, uitvoering en opvolging van evenementen — fysiek, hybride of digitaal — voor retail, B2B, B2C en interne doelgroepen. U bent betrokken van A tot Z van offerteaanvraag tot nazorg, met uiteenlopende taken vóór, tijdens en na het evenement
• Logistiek & voorbereiding: opstellen van aanbestedingen, analyseren van voorstellen en offertes, en waar nodig vergelijken om selectie van dienstverlener te ondersteunen
• Budgetopvolging: kosten opvolging en naleving van het toegewezen budget en administratieve afhandeling (PO’s, leveranciersbetalingen)
• Communicatie: uitnodigingen beheren, deelnemerslijsten bijwerken en gegevens invoeren in online tools
• Materiaalbeheer: bestellen en beheren van promotiemateriaal en logistiek rond events
• Coordinatie met leveranciers en interne afstemming met merken
• Ondersteuning bij de voorbereiding van het Autosalon (8-17 januari 2027)
• Budgettaire en boekhoudkundige opvolging verzorgen volgens interne procedures

Skills

Proactief

Teamwork

Organisatievaardigheden

Nederlands/Frans tweetalig

Rijbewijs B

Tools

Microsoft 365

Excel

Word

Teams

SAP

Job description

Ben je op zoek naar een uitdagende, veelzijdige en leerzame interimplaats waar ruimte is voor eigen initiatief en invulling?

Mobiliteit beperkt zich niet tot het verplaatsen van het ene punt naar het andere. Het vormt onze verbindingen, brengt mensen samen en stelt ons in staat om na te streven wat echt belangrijk is.

‘WE MOVE PEOPLE WITH BRANDS AND PRODUCTS THEY LOVE AND TRUST’

Wij bieden een functie als ‘Administration & Events Coordinator’ (M/V/X)

Een interimopdracht binnen de afdeling Communication & Events, waar u de twee Event Managers ondersteunt in een dynamische, veelzijdige en administratief georiënteerde rol.

Wij zoeken een medewerker die snel beschikbaar is tot 15 maart 2027 en die beschikt over de volgende kwaliteiten

• U werkt nauwkeurig en zelfstandig, maar bent ook een teamplayer
• U bent proactief en oplossingsgericht
• U beschikt over sterke relationele vaardigheden
• U hebt een goede kennis van Microsoft 365 (Excel, Word, Teams); kennis van SAP is een pluspunt
• U hebt een goede basiskennis van boekhouding
• U beschikt over organisatorische capacitieiten
• U blijft rustig onder druk en weet deadlines goed te beheren
• U bent flexibel; avond- en weekendwerk kan occasioneel voorkomen
• Ervaring binnen de evenementensector is een plus
• U bent tweetalig Nederlands/Frans; kennis van het Engels is een bijkomende troef
• U beschikt over een rijbewijs B

#MarvestingBelgie

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Projectbeheer

U ondersteunt de Event Managers administratief bij de planning, coördinatie, uitvoering en opvolging van evenementen — fysiek, hybride of digitaal — voor retail, B2B, B2C en interne doelgroepen. U bent betrokken van A tot Z van offerteaanvraag tot nazorg, met uiteenlopende taken vóór, tijdens en na het evenement

• Logistiek & voorbereiding
  • Opstellen van aanbestedingen, analyseren van voorstellen en offertes, en waar nodig een vergelijking voorbereiden om de selectie van de dienstverlener volgens de interne processen te ondersteunen
  • Afstemmen van de planning en voertuigselectie met de merken, inclusief opvolging van transportorders
  • Ervoor zorgen dat het juiste promotiemateriaal tijdig ter plaatse beschikbaar is
  • Opvolgen van leveranciers zoals agentschappen, cateraars en audiovisuele partners
• Budgetopvolging
  • Kosten opvolging en toezien op de naleving van het toegewezen budget
  • Administratief beheer volgens de interne procedures, zoals het aanmaken van PO’s en de opvolging van leveranciersbetalingen
• Communicatie
  • Uitnodigingen beheren, deelnemerslijsten in Excel bijwerken en gegevens invoeren in onze online tool
  • Inschrijvingen en reminders opvolgen in samenwerking met de betrokken teams
• Materiaalbeheer
  • Materiaal bestellen bij vaste leveranciers, zoals beachflags en roll-ups
  • De beschikbaarstelling en teruggave van materiaal plannen en opvolgen
  • Afhankelijk van de betrokkenheid en werkdruk voor en tijdens een event kan een eventuele presentie tijdens een evenement gevraagd worden. Dit hangt ook af van het profiel en de vaardigheden van de kandidaat.
  • Ondersteuning bij de voorbereiding van het Autosalon (8 - 17 januari 2027)
  • Opstellen van aanbestedingen, analyseren van voorstellen en offertes, en waar nodig een vergelijking voorbereiden om de selectie van de dienstverlener volgens de interne processen te ondersteunen
  • Coordinatie met leveranciers
  • Interne afstemming en informatie-uitwisseling met de verschillende merken
  • Budgettaire en boekhoudkundige opvolging verzorgen, inclusief de bijbehorende administratieve taken volgens de interne procedures