Employé(e) administratif(ve) polyvalent(e) (H/F/X)

Forme & Structure - Forme & Structure; Sint-Katelijne-Waver; On-site; EUR 22,000 - 33,000; Full time

Job summary

Forme & Structure recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le secrétariat et les activités administratives quotidiennes. Vous préparerez les dossiers, gérerez les courriers et veillerez à l’archivage des documents, tout en maîtrisant les outils bureautiques (Word, Excel, Access, Outlook).

Vous organiserez les réunions, préparerez les convocations et rédigerez les comptes rendus. Vous contribuerez à l’amélioration de la visibilité du site et à la coordination des actions

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Access, Outlook).
• Capacité à rédiger des documents et comptes rendus.
• Organisation et tenue des dossiers et archives.
• Gestion du site via WordPress.

Responsibilities

• Gérer le secrétariat quotidien et le suivi des dossiers administratifs.
• Rédiger et préparer des dossiers de candidatures et des documents descriptifs de missions.
• Gérer les courriers électroniques, l’archivage et la mise à jour des documents.
• Utiliser Word, Excel, Access et Outlook au quotidien.
• Organiser les réunions, coordonner les agendas et rédiger des plannings.
• Préparer convocations, ordres du jour et documents nécessaires.
• Rédiger des comptes rendus clairs et structurés.
• Suivre les décisions, actions et échéances, relancer si nécessaire.
• Mettre à jour le site internet et veiller à la qualité des contenus.

Skills

Rédaction de documents

Organisation et planification

Gestion des emails

Archivage et classement

Tools

Word

Excel

Access

Outlook

WordPress

Job description

1. Gestion administrative et secrétariat

• Co-assurer la gestion quotidienne du secrétariat et le suivi des dossiers administratifs.
• Rédiger et mettre en forme des offres, préparer des dossiers de candidatures et des documents descriptifs de missions réalisées, envoyer et classer les courriers.
• Gérer des courriers électroniques, assurer des classements, l’archivage et la mise à jour des documents.
• Maîtriser les outils bureautiques, notamment Word, Excel, (Access) et Outlook.

2. Organisation et suivi des réunions

• Organiser les réunions, assurer la coordination des agendas et rédiger des plannings.
• Préparer et envoyer les convocations, les ordres du jour et les documents nécessaires.
• Organiser les réunions techniques, prendre des notes et rédiger des comptes rendus clairs et structurés.
• Assurer le suivi des décisions prises, des actions à réaliser, des responsables désignés et des échéances.
• Relancer les personnes concernées et veiller à la bonne exécution des actions décidées.

3. Gestion informatique et bases de données

• Assurer l’utilisation courante des outils informatiques et des logiciels de l’entreprise.
• Encoder, structurer, organiser et mettre à jour les bases de données.
• Utiliser Microsoft Excel pour créer des tableaux de suivi, effectuer des calculs, exploiter des données et produire des rapports.

4. Gestion du site internet

• Assurer la mise à jour régulière du site internet de l’entreprise sur Word Press.
• Publier et modifier les actualités, les textes, les documents et les informations utiles.
• Veiller à l’exactitude et à la qualité des informations publiées.
• Assurer une présentation claire et cohérente des contenus.
• Participer à l’amélioration de la visibilité du site et à la création de contenus numériques.
• Collaborer, si nécessaire, avec le prestataire informatique ou le responsable technique du site.