Secrétaire/Econome (H/F/X)

Association Sans But Lucratif : LE SAMPAN; Namen; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Association Sans But Lucratif : LE SAMPAN recherche un/une secrétaire pour assister la direction et assurer la gestion administrative du service. Vous assurez le classement, l'envoi de courriers et la tenue des documents financiers courants.

Vous serez responsable de la saisie dans les tableaux et plateformes numériques, du suivi des paiements et du budget annuel, avec une interaction régulière avec le Conseil éducatif et l'Assemblée générale.

Responsabilités

• Préparation et envoi de courriers divers sur demande de la direction.
• Encodage dans divers tableaux et plateformes numériques.
• Paiements des factures, salaires et autres pièces suivant accord de la direction.
• Encodage des pièces comptables dans divers tableaux de contrôle et logiciel comptable.
• Préparation du budget annuel et suivi des postes pendant l'année.
• Classement de courriers et autres documents en version papier et en version numérique.
• Recherche internet sur demande de la direction et aussi autrement de façon pro-active.
• étude rigoureuse et appropriation des différents arrêtés, circulaires et autres documents concernant le service.
• Présentation du bilan et compte de résultat ainsi que du budget lors du Conseil éducatif et de l'Assemblée générale.
• Permanence téléphonique, transmission des messages et classement de ceux-ci.
• Relevé des mails et courrier postal.
• Coordination avec le secrétariat social.
• Suivi méticuleux des documents de subsides et paiement de ceux-ci.
• Gestion de la procure.
• Tenue de la caisse.

Description du poste

Le/la secrétaire est sous l'autorité de la direction et est engagé(e) par l'Organe d'administration suite à une procédure de sélection.

Il/elle doit répondre aux conditions de qualification et d'expérience requises pour les exigences du poste et satisfaire aux dispositions prévues par les pouvoirs subsidiants (Aide à la jeunesse...).

Il/elle veille à la bonne gestion des locaux et du matériel mis à sa disposition par le service et gère l'électricité et le chauffage en \"bon père de famille\".

Missions

• Préparation et envoi de courriers divers sur demande de la direction.


• Encodage dans divers tableaux et plateformes numériques.


• Paiements des factures, salaires et autres pièces suivant accord de la direction.


• Encodage des pièces comptables dans divers tableaux de contrôle et logiciel comptable.


• Préparation du budget annuel et suivi des postes pendant l'année.


• Classement de courriers et autres documents en version papier et en version numérique.


• Recherche internet sur demande de la direction et aussi autrement de façon pro-active.


• étude rigoureuse et appropriation des différents arrêtés, circulaires et autres documents concernant le service.


• Présentation du bilan et compte de résultat ainsi que du budget lors du Conseil éducatif et de l'Assemblée générale.


• Permanence téléphonique, transmission des messages et classement de ceux-ci.


• Relevé des mails et courrier postal.


• Coordination avec le secrétariat social.


• Suivi méticuleux des documents de subsides et paiement de ceux-ci.


• Gestion de la procure.


• Tenue de la caisse.

Evaluation :
Le/la secrétaire est responsable de son mandat et en rend compte à la direction.

La direction vérifie et contrôle la bonne exécution du travail.

Un entretien d'évaluation des missions est réalisé au minimum une fois par an.