Directieassistent(e) / Deputy Management Assistant (M/V/X)

Jobat; Gent; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Europabank zoekt een proactieve Deputy Management Assistant voor het directiesecretariaat. Je staat de directie en Secretaris-generaal bij, beheert documenten en dossiers, en verzorgt correspondentie en administratie met discretie en nauwkeurigheid.

De rol omvat beheer van notulen, voorbereiden van vergaderingen en opvolging van relevante publicaties en procedures binnen de bank.

Qualifications

• Minimaal MBO+/ HBO- niveau in secretariële functies.
• Goede organisatoren en administratieve vaardigheden.
• Nauwkeurigheid en discretie in handling van documenten.

Responsibilities

• Beheer en administratieve verwerking van documenten (contracten, beleidsnota's, charters).
• Beheer van de mailbox van de afdeling en de algemene infomailbox van de bank.
• Ondersteuning vennootschaps- en bevoegdhedenadministratie (handtekeningen, volmachten, Raden van Bestuur).
• Voorbereiden en opvolgen van notulen, verslagen en publicaties in Belgisch Staatsblad.

Job description

Europabank werd in 1965 opgericht en maakt sinds 2004 deel uit van de groep Crelan. Doorheen de geschiedenis zijn wij uitgegroeid tot een rendabale retailbank met 45 agentschappen en meer dan 400 personeelsleden. Doordacht en verantwoord groeien is steeds onze belangrijkste doelstelling geweest. Jaarlijks openen wij nieuwe kantoren en verdere uitbreiding blijft ook onze strategie voor de toekomst.

Onze klanten zijn particulieren, zelfstandige ondernemers en KMO's. Wij onderscheiden ons in het Belgische bankenlandschap door enerzijds dicht bij onze cliënten te staan en steeds het persoonlijk contact na te streven. Anderzijds bieden wij eenvoudige, kwalitatieve en transparante producten aan

Jobomschrijving

Voor ons Directiesecretariaat zoeken we een proactieve en discrete 'Deputy Management Assistant' die een sleutelrol opneemt in de ondersteuning van het voltallige directiecomité, de Secretaris-generaal en de Management Assistant in een veelzijdige functie waarbij nauwkeurigheid, discretie en initiatief centraal staan.

Je fungeert als een betrouwbare rechterhand en staat in voor verschillende administratieve taken die essentieel zijn voor onze dagelijkse werking. Zo sta je onder meer in voor het beheer en de administratieve verwerking van diverse documenten (contracten, beleidsnota's, charters,...). Naast het beheer van de mailbox van de afdeling, sta je ook in voor de algemene infomailbox van de bank. Ook help je met de voorbereiding en verwerking van klachtendossiers.

Daarnaast situeert een belangrijk deel van je functie zich binnen de vennootschaps- en bevoegdhedenadministratie. Je verwerkt handtekenings- en kredietbevoegdheden en staat in voor de opvolging van diverse volmachten. Je staat o.a. in voor alle administratie omtrent de raden van bestuur en algemene vergaderingen, voorbereiding en opvolging van publicaties in het Belgisch Staatsblad. Het beheer van de correspondentie van toezichthouders (NBB / FSMA) en Febelfin, alsook aanleveren van diverse rapporteringen aan de toezichthouders, de update van het Memorandum Deugdelijk Bestuur, het jaarverslag en interne procedures behoren tot het takenpakket.

Ook de ondersteuning van de directie en Secretaris-generaal vormt een belangrijk onderdeel. Je beheert agenda's, plant afspraken en vergaderingen in en zorgt voor een efficiënte opvolging van hun dagelijkse activiteiten. Je bereidt vergaderingen van het directiecomité voor en zorgt voor een correcte verwerking en verspreiding van de verslagen. Je bereidt nota's, presentaties, correspondentie en andere documenten voor en werkt mee aan de administratieve uitvoering van directiebeslissingen.