Business Unit Assistant

Vivaldis Group; Brussel; Vor Ort; EUR 30.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Vivaldis Group zoekt een Business Unit Assistant / Management Assistant in Brussel. U bent de organisatorische spil van de afdeling, de rechterhand van het management en de backoffice in volle werking.

Uw taken variëren van agenda beheer tot ondersteuning bij managementmeetings en operationele dossiers. U coördineert aankopen, leveranciers en onboarding van nieuwe collega's, en organiseert interne events en personeels attenties.

Qualifikationen

• Drie talen (Nederlands/Frans/Engels) vloeiend vereist.
• Ervaring in backoffice/Office management is een pré.
• Sterke organisatorische vaardigheden en prioriteitsbewustzijn.

Aufgaben

• Beheren van agenda en voorbereiden van managementmeetings.
• Ondersteunen van operations en contractmanagers bij administratieve dossiers.
• Coördineren aankopen, leveranciers en facturen.
• Organiseren van interne events en onboardings.

Kenntnisse

Meertaligheid NL/FR/EN

Jobbeschreibung

Business Unit Assistant / Management Assistant– Optie vast

Locatie: Brussel (Tour & Taxis – verhuizing naar Zaventem / nabij de luchthaven gepland begin 2027)

Regime: Voltijds (38u/week)

Contracttype: Uitzendovereenkomst met optie vast (of vaste indiensttreding)

Sector: Facility Management / Gebouwenbeheer & Zakelijke dienstverlening

Voor onze klant, een internationale topspeler in Facility Management en technisch gebouwenbeheer, zijn wij op zoek naar een veelzijdige, drietalige Business Unit Assistant / Management Assistant (NL/FR/EN).

Functieomschrijving

Als Business Unit Assistant ben jij de organisatorische en administratieve spil van de afdeling. Als rechterhand van het management en centrale schakel voor het voltallige team zorg jij ervoor dat de backoffice op wieltjes loopt.

Jouw takenpakket is gevarieerd en omvat onder meer:

• Management Support: Je beheert en coördineert de agenda en afspraken van de Business Unit Manager, bereidt managementmeetings voor en ondersteunt bij de opmaak van het strategisch jaarplan.
• Ondersteuning van Operations & Contract Managers: Je staat in voor de administratieve opvolging van operationele dossiers (urenregistratie, opvolging van ziekteattesten, bestellingen, etc.) en springt bij ter ondersteuning van de Service Desk bij piekmomenten.
• Aankoop & Leveranciersbeheer: Je onderhoudt contacten met externe leveranciers, vraagt offertes op, maakt bestelbonnen aan en volgt leveringen en facturen nauwgezet op.
• Organisatie van events & Interne attenties: Je plant en organiseert vergaderingen en interne afdelingsevents tot in de puntjes. Daarnaast zorg je voor een persoonlijke toets bij belangrijke personeelsmomenten (onboarding van nieuwe collega’s, geboortes, pensioenen, enz.).
• Officemanagement: Je beheert het reilen en zeilen op kantoor (bestellen van kantoorbenodigdheden en dranken, logistieke coördinatie, voorraadbeheer van werkkledij en brandingmateriaal volgens de huisstijl).