Allround Admin Support - Rotatiesysteem

Konvert Interim Zelzate; Desteldonk; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Konvert Interim Zelzate zoekt een Allround Admin Support om de operationele activiteiten op de site te ondersteunen. Je combineert administratieve opvolging met planning en communicatie, en fungeert als schakelpunt tussen operatie, klanten en externe partijen.

Je verzorgt de administratieve processen, coördineert vrachtwagens en schepen, en zorgt voor tijdige rapportage en correcte documentatie. Een nauwkeurige en proactieve houding is essentieel in deze rol.

Qualifications

• Nauwkeurigheid en oog voor detail.
• Verantwoordelijkheidsgevoel in een veelzijdige rol.
• Goede communicatieve vaardigheden (telefoon/e-mail).

Responsibilities

• Volledige administratieve opvolging van operationele activiteiten op de site via het terminal managementsysteem.
• Plannen en optimaliseren van vrachtwagens (±60%), schepen (±40%) en mogelijk treinplanning.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten en dagelijks contact via telefoon en e-mail.
• Ontvangst en begeleiding van vrachtwagenchauffeurs, contractors en leveranciers; juiste doorverwijzing op de site.
• Nauwkeurige verwerking van documenten (douane) en dagelijkse rapportering van terminalactiviteiten.

Tools

Terminal managementsysteem

Job description

Ben jij iemand die uitblinkt in nauwkeurigheid, graag verantwoordelijkheid opneemt en energie krijgt van een gevarieerd takenpakket?

Als Allround Admin Support speel je een sleutelrol binnen de firma.

Je staat in voor de kwaliteit, correctheid en continuïteit van alle administratieve processen die de operationele activiteiten op de site ondersteunen.

Jij combineert je administratieve opvolging, planning en communicatie.

Jij bent een cruciale schakel tussen operatie, klanten en externe partijen.

• Volledige administratieve opvolging van de operationele activiteiten op de site via het terminal managementsysteem, waaronder:
  • verwerking van nominaties (pre- en post-operatie)
  • beheer van operationele dossiers van A tot Z
  • input voor facturatie
  • klachtenadministratie
• Samen met je team instaan voor de planning en optimalisatie van:
  • vrachtwagens (± 60%)
  • schepen (± 40%)
  • met toekomstige uitbreiding naar treinplanning
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten en onderhouden van dagelijks contact via telefoon en e-mail.
• Instaan voor het onthaal en de begeleiding van vrachtwagenchauffeurs, contractors en leveranciers, en zorgen voor een vlotte en correcte doorverwijzing op de site.
• Nauwkeurige verwerking van (douane)documenten in de daarvoor voorziene systemen en registers.
• Verzorgen van de dagelijkse rapportering van terminalactiviteiten en opvolgen van de voorraad via het terminalmanagementsysteem.