Administrative Support - Maritieme sector

AGO Jobs & HR Gent; Desteldonk; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

AGO Jobs & HR Gent zoekt een gedreven Administrative Support voor een dynamische speler in maritieme en logistieke sector. Je combineert administratief beheer met klantcontact en de planning van schepen en vrachtwagens op de site.

Je verzorgt de volledige administratieve opvolging via het terminalmanagementsysteem, registreert documenten en stelt dagelijkse rapportages op over terminalactiviteiten en voorraad.

Responsibilities

• Verzorgen van de volledige administratieve opvolging van site-operaties via het terminalmanagementsysteem (inclusief nominaties, operatiedossiers van A tot Z, facturatie-input en klachtenafhandeling).
• Organiseren en optimaliseren van de operationele planning voor schepen (60%) en vrachtwagens (40%), met een toekomstige uitbreiding naar treinplanning.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten via e-mail en telefoon.
• Onthalen, registreren en correct begeleiden van vrachtwagenchauffeurs, contractors en leveranciers ter plaatse.
• Nauwkeurig verwerken van (douane)documenten in de daarvoor bestemde systemen en registers.
• Opstellen van dagelijkse rapporteringen over terminalactiviteiten en het nauwgezet opvolgen van de voorraad.

Job description

Voor een dynamische en specialistische speler in de maritieme en logistieke sector is onze klant op zoek naar een gedreven Administrative Support. In deze sleutelrol ben je verantwoordelijk voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van alle administratieve en operationele processen op de site. Je combineert administratief beheer met klantcontact, chauffeursonthaal en de planning van logistieke stromen.

• Verzorgen van de volledige administratieve opvolging van site-operaties via het terminalmanagementsysteem (inclusief nominaties, operatiedossiers van A tot Z, facturatie-input en klachtenafhandeling).
• Organiseren en optimaliseren van de operationele planning voor schepen (60%) en vrachtwagens (40%), met een toekomstige uitbreiding naar treinplanning.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten via e-mail en telefoon.
• Onthalen, registreren en correct begeleiden van vrachtwagenchauffeurs, contractors en leveranciers ter plaatse.
• Nauwkeurig verwerken van (douane)documenten in de daarvoor bestemde systemen en registers.
• Opstellen van dagelijkse rapporteringen over terminalactiviteiten en het nauwgezet opvolgen van de voorraad.