Allround Admin Support Maritieme Sector

AGO JOBS & HR; Desteldonk; On-site; EUR 26,000 - 35,000; Full time

Job summary

AGO JOBS & HR is op zoek naar een gedreven Admin Support voor een dynamische speler in maritieme en logistieke sector. Je fungeert als cruciale schakel tussen administratie en operationele werking op de site.

Je bewaakt een correcte opvolging van site-operaties en hebt dagelijks contact met klanten, chauffeurs, contractors en leveranciers. Je registreert documenten, maakt rapportages en werkt nauw samen met operationele teams om informatie tijdig te wisselen.

Responsibilities

• Volledige administratieve opvolging van site-operaties via systemen
• Nominaties en operationele dossiers beheren
• Facturatie-input en klachtenafhandeling behandelen
• Organiseren en optimaliseren van operationele planning: schepen en vrachtwagens
• E-mail en telefoon: eerste aanspreekpunt voor klanten
• Registreren en begeleiden van chauffeurs, contractors en leveranciers op de site
• Dagelijks rapporteren van terminalactiviteiten en voorraad bijhouden

Job description

Voor een dynamische en gespecialiseerde speler binnen de maritieme en logistieke sector zijn we op zoek naar een gedreven Admin Support. In deze veelzijdige functie vorm je een belangrijke schakel tussen administratie en operationele werking. Je waakt over een correcte en efficiënte opvolging van de site-operaties en hebt daarbij dagelijks contact met klanten, chauffeurs, contractors en leveranciers.

Je combineert administratieve nauwkeurigheid met operationele planning en zorgt ervoor dat de logistieke processen op de site vlot en gestructureerd verlopen.

• Je staat in voor de volledige administratieve opvolging van de site-operaties via het terminalmanagementsysteem, van nominaties en operationele dossiers tot facturatie-input en klachtenbehandeling.
• Je organiseert en optimaliseert de operationele planning van de logistieke stromen: ongeveer 60% schepen en 40% vrachtwagens. Op termijn wordt ook de planning van treinen aan jouw takenpakket toegevoegd.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en beantwoordt hun vragen professioneel en oplossingsgericht via e-mail en telefoon.
• Je onthaalt en registreert vrachtwagenchauffeurs, contractors en leveranciers en zorgt ervoor dat zij correct worden begeleid op de site.
• Je verwerkt nauwkeurig douane- en andere operationele documenten in de daarvoor voorziene systemen en registers.
• Je stelt dagelijkse rapporteringen op over de terminalactiviteiten en volgt de voorraad nauwgezet op.
• Je werkt nauw samen met de operationele teams en zorgt ervoor dat informatie correct en tijdig wordt uitgewisseld.