Allround Admin Support

AGO Jobs & HR Gent; Desteldonk; On-site; EUR 34,000 - 50,000; Full time

Job summary

AGO Jobs & HR Gent zoekt voor een dynamische speler in de maritieme en logistieke sector een gedreven Allround Admin Support. Je beheert administratieve processen op de site, zorgt voor correcte documentafhandeling en fungeert als aanspreekpunt voor klanten.

Daarnaast organiseer en optimaliseer je de planning voor schepen en vrachtwagens en registreer je alle documenten ter plaatse. Je werkt nauw samen met leveranciers en chauffeurs, verzorgt rapportages en bewaakt voorraadsystemen.

Responsibilities

• Verzorgen van volledige administratieve opvolging van site-operaties via het terminalmanagementsysteem (nomaties, operationele dossiers van A tot Z, facturatie-input en klachtenafhandeling)
• Organiseren en optimaliseren van de operationele planning voor schepen (60%) en vrachtwagens (40%), met toekomstige uitbreiding naar treinplanning
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten via e-mail en telefoon
• Onthalen, registreren en correct begeleiden van vrachtwagenchauffeurs, contractors en leveranciers ter plaatse
• Nauwkeurig verwerken van (douane)documenten in de daarvoor bestemde systemen en registers
• Opstellen van dagelijkse rapporteringen over terminalactiviteiten en het nauwgezet opvolgen van de voorraad

Job description

Voor een dynamische en specialistische speler in de maritieme en logistieke sector is onze klant op zoek naar een gedreven Allround Admin Support. In deze sleutelrol ben je verantwoordelijk voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van alle administratieve en operationele processen op de site. Je combineert administratief beheer met klantcontact, chauffeursonthaal en de planning van logistieke stromen.

• Verzorgen van de volledige administratieve opvolging van site-operaties via het terminalmanagementsysteem (inclusief nominaties, operatiedossiers van A tot Z, facturatie-input en klachtenafhandeling).
• Organiseren en optimaliseren van de operationele planning voor schepen (60%) en vrachtwagens (40%), met een toekomstige uitbreiding naar treinplanning.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten via e-mail en telefoon.
• Onthalen, registreren en correct begeleiden van vrachtwagenchauffeurs, contractors en leveranciers ter plaatse.
• Nauwkeurig verwerken van (douane)documenten in de daarvoor bestemde systemen en registers.
• Opstellen van dagelijkse rapporteringen over terminalactiviteiten en het nauwgezet opvolgen van de voorraad.