Administrative Assistant FR/NL

Eiffage Énergie Systèmes - Belux; Neder-Over-Heembeek; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Chèques repas

Assurances groupe et hospitalisation

Écochèques

Participation à l’actionnariat salarié

12 jours RTT

Plan Cafétéria

Job summary

L’équipe Eiffage Énergie Systèmes - Belux recherche un·e Administrative Assistant FR/NL pour accompagner nos responsables et nos équipes dans la gestion administrative et l’organisation quotidienne.

Vous assurez le suivi des dossiers, préparez les documents et coordonnez les activités, tout en veillant à la circulation des informations et au respect des échéances. Maîtrise du français et d’un très bon néerlandais requise, ainsi que des outils Word/Excel/PowerPoint/Outlook.

Qualifications

• CESS ou bachelier, orientation administrative.
• Première expérience administrative; environ 2 ans est un atout.
• Maîtrise parfaite du français et bon niveau néerlandais (oral et écrit).
• Maîtrise Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Rigueur, méthode et discrétion dans des informations confidentielles.
• Capacité à prioriser et gérer plusieurs demandes en parallèle.
• Fiabilité et sens du service avec de bonnes aptitudes relationnelles.
• Bonne communication et collaboration avec différents interlocuteurs.

Responsibilities

• Suivi administratif des dossiers: constitution, mise à jour, classement et archivage.
• Préparer et mettre en forme documents, rapports, présentations et tableaux de suivi.
• Encodage des données dans les outils internes et vérification de l’exactitude.
• Organiser réunions, rendez-vous et déplacements, et suivre les agendas.
• Prendre notes en réunion, rédiger les comptes rendus et transmettre les informations utiles.
• Gérer les courriers et les communications entrants et sortants.
• Accueillir les visiteurs et traiter les appels téléphoniques.
• Apporter un soutien pratique et administratif aux responsables et équipes.
• Contribuer à l’amélioration des méthodes de travail et des processus administratifs.
• Appliquer les procédures de qualité, sécurité et environnement et signaler les dysfonctionnements.

Skills

Rigueur

Sens du service

Organisation

Discrétion

Gestion du temps

Education

CESS ou bachelier orientation administrative

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

Vous aimez organiser, anticiper et faciliter le quotidien d’une équipe ? Votre rigueur, votre sens du service et votre maîtrise du français et du néerlandais font de vous une personne sur laquelle on peut compter ?

Nous recherchons un·e Administrative Assistant FR/NL pour accompagner nos responsables et nos équipes dans la gestion administrative et l’organisation de leurs activités.

Votre fonction

Vous assurez le suivi des dossiers, la préparation des documents et la coordination des activités quotidiennes. En contact avec différents interlocuteurs internes et externes, vous veillez à la bonne circulation des informations et au respect des échéances.

Vos principales responsabilités :

• Assurer le suivi administratif des dossiers : constitution, mise à jour, classement et archivage.
• Préparer et mettre en forme des documents, rapports, présentations et tableaux de suivi.
• Encoder les données dans les outils internes et en vérifier l’exactitude.
• Organiser les réunions, les rendez‑vous et les déplacements, et assurer le suivi des agendas.
• Prendre des notes en réunion, rédiger les comptes rendus et transmettre les informations utiles.
• Gérer les courriers et les communications entrants et sortants.
• Accueillir les visiteurs et traiter les appels téléphoniques.
• Apporter un soutien pratique et administratif aux responsables et aux équipes.
• Contribuer à l’amélioration des méthodes de travail et des processus administratifs.

Dans vos activités, vous appliquez les procédures de qualité, de sécurité et d’environnement de l’entreprise et signalez les éventuels dysfonctionnements.

Votre profil

• Vous êtes titulaire d’un CESS ou d’un bachelier, idéalement à orientation administrative.
• Vous disposez d’une première expérience pertinente dans une fonction administrative ; une expérience d’environ deux ans constitue un atout.
• Vous maîtrisez parfaitement le français et possédez un très bon niveau de néerlandais, à l’oral comme à l’écrit.
• Vous utilisez aisément Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Vous travaillez avec rigueur, méthode et discrétion, notamment dans le traitement des informations confidentielles.
• Vous savez organiser vos priorités et gérer plusieurs demandes en parallèle.
• Vous êtes fiable, avez le sens du service et appréciez les contacts humains.
• Vous communiquez clairement et collaborez facilement avec différents interlocuteurs.

Notre offre

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein.
• Un package salarial attractif (chèques repas, assurances groupe et hospitalisation, écochèques, participation à l’actionnariat salarié d'Eiffage, 12 jours RTT, Plan Cafétéria).
• Un environnement de travail agréable et motivant dans une société stable et solide faisant partie du groupe international Eiffage.