Administratief onthaalmedewerker (29u/week)

PTS Mechelen; Belgium; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

PTS Mechelen zoekt een administratief medewerker onthaal om leerlingen, ouders en bezoekers vriendelijk te ontvangen en het secretariaat te ondersteunen met diverse administratieve taken. Je beheert dossiers, mail en post, en ondersteunt communicatie met interne en externe partners.

De rol vereist nauwkeurigheid, communicatieve vaardigheden en enthousiasme voor onderwijs. Ervaring met schooladministratie is een pluspunt; kennis van WISA en Smartschool is welkom.

Responsibilities

• Het onthaal van leerlingen, ouders en bezoekers.
• Het behandelen van inkomende telefoons, e-mails en post.
• Het opstellen, verwerken en opvolgen van administratieve documenten.
• Het beheren en actualiseren van leerlingendossiers.
• Het inschrijven van nieuwe leerlingen.
• Het ondersteunen van de interne en externe communicatie.
• Het plannen en opvolgen van afspraken en vergaderingen.
• Het klasseren en archiveren van documenten.
• Het verwerken van gegevens in WISA en Smartschool.
• Het onderhouden van contacten met leerlingen, ouders en externe partners.
• Het opnemen van beperkt toezicht tijdens pauzemomenten.

Job description

Functieomschrijving

Ben jij een administratieve duizendpoot met een warm hart voor jongeren en onderwijs? Werk je graag nauwkeurig en ben je sterk in communicatie? Dan ben jij misschien de collega die wij zoeken. Als administratief medewerker onthaal ben jij het visitekaartje van onze school. Je ontvangt leerlingen, ouders, bezoekers en leveranciers op een professionele en vriendelijke manier. Daarnaast ondersteun je de dagelijkse werking van het secretariaat met diverse administratieve taken. Je staat onder meer in voor:

• Het onthaal van leerlingen, ouders en bezoekers.
• Het behandelen van inkomende telefoons, e-mails en post.
• Het opstellen, verwerken en opvolgen van administratieve documenten.
• Het beheren en actualiseren van leerlingendossiers.
• Het inschrijven van nieuwe leerlingen.
• Het ondersteunen van de interne en externe communicatie.
• Het plannen en opvolgen van afspraken en vergaderingen.
• Het klasseren en archiveren van documenten.
• Het verwerken van gegevens in WISA en Smartschool.
• Het onderhouden van contacten met leerlingen, ouders en externe partners.
• Het opnemen van beperkt toezicht tijdens pauzemomenten.

Ervaring met WISA en Smartschool is een sterke troef.