Administratief medewerker Shared Services - Gent

Alfabet; Gent; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

ERA zoekt een administratief medewerker die een belangrijke schakel vormt binnen het ERA Shared Service Center in Gent. Je zorgt voor tijdige en correcte verwerking van verkoopsdossiers, van opstart tot marktactivatie, en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende administratieve taken.

Je bewaakt de voortgang, beheert facturatie en onderhoudt professionele communicatie met makelaars en externe partners. Een proactieve en flexibele houding is essentieel.

Qualifications

• Nauwkeurig en tijdig administratief verwerken van verkoopsdossiers.
• Goede organisatorische vaardigheden in een Shared Service Center.
• Verantwoordelijkheid en ownership opnemen bij dossieropvolging.

Responsabilités

• Administratieve opstart en opvolging van verkoopsdossiers: documenten verzamelen en controleren, attesten en keuringen aanvragen, gegevens verwerken in het CRM-systeem.
• Dossiers archiveren en klasseren volgens geldende procedures.
• Voortgang van dossiers bewaken, deadlines en afspraken opvolgen.
• Facturatie en betalingen van dossiers meekijken en afwijkingen signaleren.
• Beheer en opvolging van marketingmateriaal zoals brochures, flyers en immoborden.
• Administratieve briefwisseling met makelaars en externe partners plannen (fotografen, EPC-deskundigen, keuringsinstanties).
• Publicaties en aanpassingen op vastgoedportalen doen (prijswijzigingen).
• First Line Contact en andere onderdelen van het Shared Service Center ondersteunen.
• Klant- en dossiergegevens nauwkeurig in digitale tools verwerken.
• Flexibel inzetbaar zijn en administratief bijspringen waar nodig.

Description du poste

Met 140+ kantoren en 600+ medewerkers realiseerde ERA het afgelopen jaar meer dan 10.500 vastgoedtransacties. Als marktleider in de Belgische vastgoedsector zijn we daar uiteraard heel trots op, maar the best is yet to come! Om verder te groeien en onze ambities waar te maken, zijn we op zoek naar toptalent. Mensen die zich voor 100% inzetten en steeds verder willen ontwikkelen op zowel persoonlijk als professioneel vlak.

Als administratief medewerker ben jij een belangrijke administratieve schakel binnen het ERA Shared Service Center. Je zorgt ervoor dat verkoopsdossiers nauwkeurig, volledig en tijdig administratief worden verwerkt en opgevolgd, van opstart tot marktactivatie.

Daarnaast ben je een echte administratieve allrounder: je springt bij waar nodig, ondersteunt collega's binnen het Shared Service Center met uiteenlopende administratieve taken en bent mee verantwoordelijk voor een vlotte en professionele dienstverlening naar onze makelaars en klanten.

Je houdt van het uitvoeren van verschillende administratieve taken binnen een vaste structuur.

Functieomschrijving

• Je staat in voor de administratieve opstart en opvolging van verkoopsdossiers: documenten verzamelen en controleren, attesten en keuringen aanvragen, gegevens nauwkeurig verwerken in het CRM-systeem en dossiers klaarzetten voor marktactivatie.
• Je archiveert en klasseert dossiers en documenten volgens de geldende procedures, zodat alles correct en makkelijk terug te vinden is.
• Je bewaakt de voortgang van jouw dossiers, houdt deadlines en afspraken nauwgezet bij en neemt hierin verantwoordelijkheid en ownership.
• Je volgt facturatie en betalingen van jouw dossiers mee op en signaleert tijdig afwijkingen.
• Je ondersteunt bij het beheer en de opvolging van marketingmateriaal, zoals brochures, flyers en immoborden.
• Je verzorgt de administratieve briefwisseling met makelaars en externe partners zoals fotografen, EPC-deskundigen en keuringsinstanties, en plant hun tussenkomsten in.
• Je verzorgt publicaties en aanpassingen op vastgoedportalen, bijvoorbeeld bij prijswijzigingen.
• Je ondersteunt waar nodig de First Line Contact (telefonie en mailbox van het team) en andere onderdelen van het Shared Service Center.
• Je verwerkt klant- en dossiergegevens nauwkeurig en foutloos in de beschikbare digitale tools en systemen.
• Je bent flexibel inzetbaar en vindt het vanzelfsprekend om administratief bij te springen waar de werking van het team dit vraagt.