Administratief medewerker Shared Services - regio Herentals/Leuven/Tienen

Alfabet; Leuven; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

ERA Shared Service Center zoekt een administratief medewerker die zorg draagt voor de opstart en opvolging van verkoopsdossiers. Je verwerkt documenten, registreert gegevens in het CRM en zorgt voor marktactivatie. Daarnaast bewaak je deadlines, volg je facturatie op en onderhoud je contacten met makelaars en externe partners.

Je hebt een hands-on mentaliteit en werkt gestructureerd binnen een vast proces. Je bent flexibel inzetbaar en levert professionele dienstverlening aan klanten en

Qualifications

• Verantwoordelijk voor de administratieve opstart en opvolging van verkoopsdossiers, inclusief documenten verzamelen en controleren.
• Gegevens nauwkeurig verwerken in het CRM-systeem en dossiers klaarzetten voor marktactivatie.
• Archiveren en klasseren van dossiers volgens procedures zodat alles snel terug te vinden is.
• Beheren van facturatie en betalingen van dossiers en signaleren van afwijkingen.

Responsibilities

• Ondersteunen bij beheer en opvolging van marketingmateriaal zoals brochures en imoboorden.
• Verzorgt de correspondentie met makelaars en externe partners zoals fotografen en keuringsinstanties.
• Publicaties en aanpassingen op vastgoedportalen bij prijswijzigingen.
• Ondersteunt First Line Contact en andere delen van het Shared Service Center.

Skills

Administratieve vaardigheden

Nauwkeurigheid

Verantwoordelijkheid

Teamwerk

Tools

CRM-systeem

Facturatiesysteem

Job description

Met 140+ kantoren en 600+ medewerkers realiseerde ERA het afgelopen jaar meer dan 10.500 vastgoedtransacties. Als marktleider in de Belgische vastgoedsector zijn we daar uiteraard heel trots op, maar the best is yet to come! Om verder te groeien en onze ambities waar te maken, zijn we op zoek naar toptalent. Mensen die zich voor 100% inzetten en steeds verder willen ontwikkelen op zowel persoonlijk als professioneel vlak.

Als administratief medewerker ben jij een belangrijke administratieve schakel binnen het ERA Shared Service Center. Je zorgt ervoor dat verkoopsdossiers nauwkeurig, volledig en tijdig administratief worden verwerkt en opgevolgd, van opstart tot marktactivatie.

Daarnaast ben je een echte administratieve allrounder: je springt bij waar nodig, ondersteunt collega's binnen het Shared Service Center met uiteenlopende administratieve taken en bent mee verantwoordelijk voor een vlotte en professionele dienstverlening naar onze makelaars en klanten.

Je houdt van het uitvoeren van verschillende administratieve taken binnen een vaste structuur.

Functieomschrijving

• Je staat in voor de administratieve opstart en opvolging van verkoopsdossiers: documenten verzamelen en controleren, attesten en keuringen aanvragen, gegevens nauwkeurig verwerken in het CRM-systeem en dossiers klaarzetten voor marktactivatie.
• Je archiveert en klasseert dossiers en documenten volgens de geldende procedures, zodat alles correct en makkelijk terug te vinden is.
• Je bewaakt de voortgang van jouw dossiers, houdt deadlines en afspraken nauwgezet bij en neemt hierin verantwoordelijkheid en ownership.
• Je volgt facturatie en betalingen van jouw dossiers mee op en signaleert tijdig afwijkingen.
• Je ondersteunt bij het beheer en de opvolging van marketingmateriaal, zoals brochures, flyers en immoborden.
• Je verzorgt de administratieve briefwisseling met makelaars en externe partners zoals fotografen, EPC-deskundigen en keuringsinstanties, en plant hun tussenkomsten in.
• Je verzorgt publicaties en aanpassingen op vastgoedportalen, bijvoorbeeld bij prijswijzigingen.
• Je ondersteunt waar nodig de First Line Contact (telefonie en mailbox van het team) en andere onderdelen van het Shared Service Center.
• Je verwerkt klant- en dossiergegevens nauwkeurig en foutloos in de beschikbare digitale tools en systemen.
• Je bent flexibel inzetbaar en vindt het vanzelfsprekend om administratief bij te springen waar de werking van het team dit vraagt.