Administratief medewerker Shared Services - regio Herentals/Leuven/Tienen

Alfabet; Belgique; Vor Ort; EUR 30.000 - 36.000; Vollzeit

Zusammenfassung

ERA Shared Service Center zoekt een administratief medewerker die dossiers van verkoopprocessen nauwkeurig en tijdig verwerkt. Je zorgt voor opstart en opvolging van dossiers, bewaakt deadlines en ondersteunt bij facturatie en marketingmaterialen.

Je werkt zelfstandig maar maakt ook deel uit van een hecht team en bent hands-on met CRM-systemen en Office-toepassingen. De rol biedt een stabiele fulltime functie binnen een groeiend vastgoednetwerk, met aandacht voor professionaliteit en

Qualifikationen

• Ervaring in een administratieve functie is vereist of sterk aanbevolen.
• Ervaring in vastgoed of CRM-omgeving wordt als pluspunt beschouwd.
• Goede kennis van Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).

Aufgaben

• Opstarten en opvolgen van verkoopsdossiers in CRM, inclusief documentenverzameling en controles.
• Archiveren en classificeren van dossiers volgens procedures.
• Bewaken van deadlines en afspraken met ownership.
• Volgen van facturatie en betalingen en signaleren van afwijkingen.
• Ondersteunen bij het beheer van marketingmaterialen en portals.
• Communiceren met makelaars en externe partners en plannen van tussenkomsten.
• Verwerken van klant- en dossierdata in digitale systemen
• Ondersteunen First Line Contact en andere Shared Service Center-onderdelen.

Kenntnisse

Dossierbeheer

CRM-systemen

Facturatie

Klantgerichtheid

Teamwerk

Zelfstandig werken

Nauwkeurigheid

Hands-on mentaliteit

Office pakket

Tools

CRM-software

Excel

Outlook

Word

Jobbeschreibung

Administratief medewerker Shared Services - regio Herentals/Leuven/Tienen

Leuven, Belgium | Geplaatst op 01-10-2026

Met 140+ kantoren en 600+ medewerkers realiseerde ERA het afgelopen jaarmeer dan 10.500 vastgoedtransacties. Als marktleider in de Belgischevastgoedsector zijn we daar uiteraard heel trots op, maar the best is yet tocome! Om verder te groeien en onze ambities waar te maken, zijn we op zoek naartoptalent. Mensen die zich voor 100% inzetten en steeds verder willenontwikkelen op zowel persoonlijk als professioneel vlak.

Als administratief medewerker ben jij een belangrijke administratieve schakel binnen het ERA Shared Service Center. Je zorgt ervoor dat verkoopsdossiers nauwkeurig, volledig en tijdig administratief worden verwerkt en opgevolgd, van opstart tot marktactivatie.

Daarnaast ben je een echte administratieve allrounder: je springt bij waar nodig, ondersteunt collega's binnen het Shared Service Center met uiteenlopende administratieve taken en bent mee verantwoordelijk voor een vlotte en professionele dienstverlening naar onze makelaars en klanten.

Je houdt van het uitvoeren van verschillende administratieve taken binnen een vaste structuur.

Functieomschrijving

• Je staat in voor de administratieve opstart en opvolging van verkoopsdossiers: documenten verzamelen en controleren, attesten en keuringen aanvragen, gegevens nauwkeurig verwerken in het CRM-systeem en dossiers klaarzetten voor marktactivatie.
• Je archiveert en klasseert dossiers en documenten volgens de geldende procedures, zodat alles correct en makkelijk terug te vinden is.
• Je bewaakt de voortgang van jouw dossiers, houdt deadlines en afspraken nauwgezet bij en neemt hierin verantwoordelijkheid en ownership.
• Je volgt facturatie en betalingen van jouw dossiers mee op en signaleert tijdig afwijkingen.
• Je ondersteunt bij het beheer en de opvolging van marketingmateriaal, zoals brochures, flyers en immoborden.
• Je verzorgt de administratieve briefwisseling met makelaars en externe partners zoals fotografen, EPC-deskundigen en keuringsinstanties, en plant hun tussenkomsten in.
• Je verzorgt publicaties en aanpassingen op vastgoedportalen, bijvoorbeeld bij prijswijzigingen.
• Je ondersteunt waar nodig de First Line Contact (telefonie en mailbox van het team) en andere onderdelen van het Shared Service Center.
• Je verwerkt klant- en dossiergegevens nauwkeurig en foutloos in de beschikbare digitale tools en systemen.
• Je bent flexibel inzetbaar en vindt het vanzelfsprekend om administratief bij te springen waar de werking van het team dit vraagt.
• Je bent een sterke administratieve kracht die nauwkeurig, foutloos en gestructureerd werkt.
• Je bent vlot met het Officepakket (Excel, Outlook, Word) en maakt nieuwe digitale systemen en tools snel eigen.
• Je hebt oog voor detail bij data-invoer, klassement en dossierbeheer.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en zorgt ervoor dat dossiers en administratie correct en tijdig worden opgevolgd.
• Je houdt van verschillende administratieve taken binnen een vaste structuur en krijgt energie van afwisseling zonder het overzicht te verliezen.
• Je werkt graag zelfstandig, maar maakt ook graag deel uit van een team.
• Je bent praktisch ingesteld en hebt een hands-on mentaliteit.
• Ervaring in een administratieve functie, binnen vastgoed of in een CRM-omgeving is mooi meegenomen.
• Een stabiele en voltijdse functie binnen een groeiend en professioneel vastgoednetwerk.
• Een afwisselende en allround administratieve functie met verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.
• Een hecht team met korte lijnen en een positieve, resultaatgerichte cultuur.
• Een marktconform verloningspakket, aangevuld met extra legale voordelen.
• Een professionele werkomgeving waarin autonomie, initiatief en drive sterk worden gewaardeerd.
• Volop mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en bij te leren, met opleiding en ondersteuning binnen het ERA-netwerk.
• De kans om een belangrijke schakel te zijn in het succes van onze makelaars en hun dossiers.
• Een organisatiecultuur die ondernemerschap stimuleert en ruimte geeft om écht impact te maken.
• Een werkplek in één van onze bruisende hubs in de regio Herentals/Leuven/Tienen.