Strategische Assistenz der Geschäftsführung

globe personal services GmbH; Wien; On-site; EUR 36,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Zusätzliche Urlaubswoche

Sozialtag vor dem Urlaub

Arbeitsfreie Tage am 24. Dezember

Arbeitsfreie Tage am 31. Dezember

Unfallversicherung

Pensionsvorsorge

vergünstigtes Mittagessen

Gleitzeit

Job summary

globe personal services GmbH in Wien sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit. Sie koordinieren Termine, E-Mails und Aufgaben der Geschäftsführung, bereiten Meetings vor, erstellen Protokolle und unterstützen beim monatlichen Berichtswesen sowie bei Analysen und internen Berichten.

Sie arbeiten eng mit dem Assistenzteam zusammen, organisieren internationale Meetings und Reisen und repräsentieren die Geschäftsführung professionell.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftliches Studium.
• Erste einschlägige Berufserfahrung in Assistenz/Office Management.
• Gutes Zahlenverständnis; Erfahrung im Berichtswesen oder Bilanzlesen vorteilhaft.
• Gute Excel-Kenntnisse; sicherer Umgang mit Microsoft Office; Pivot-Tabellen sind ein Plus.
• Interesse an IT, digitalen Anwendungen und KI-Tools; Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Systeme.
• Selbstständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise.

Responsibilities

• Du koordinierst Termine, E-Mails und Aufgaben der Geschäftsführung, behältst Prioritäten im Blick und verfolgst offene Themen zuverlässig nach.
• Du bereitest Besprechungen vor und nach, erstellst Protokolle und stimmst dich mit den zuständigen Ansprechpartnern ab.
• Du unterstützt beim monatlichen Berichtswesen und bei der Erstellung von Auswertungen, Wettbewerbsanalysen und internen Berichten.
• Du bereitest Präsentationen professionell auf und holst die dafür erforderlichen Informationen aus den Fachbereichen ein.
• Du arbeitest mit Unternehmensdaten, erstellst Excel-Auswertungen und entwickelst deine Kenntnisse im Umgang mit dem internen Data Warehouse weiter.
• Du unterstützt bei Unternehmens- und Digitalisierungsprojekten sowie beim Testen neuer Anwendungen.
• Du wirkst an der Vorbereitung und Organisation internationaler Führungskräfte-Meetings mit, koordinierst vereinzelte Reisen und bist gelegentlich selbst auf Dienstreise.
• Du arbeitest eng mit dem Assistenzteam zusammen und übernimmst punktuell Urlaubsvertretungen.
• Du bist eine verlässliche Ansprechperson für interne und externe Kontakte und repräsentierst die Geschäftsführung professionell.

Skills

Organisationstalent

Zahlenverständnis

Excel

MS Office

Berichtswesen

KI-Tools

Selbstständige Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftliches Studium

Tools

Pivot-Tabellen

Data Warehouse

Microsoft Power BI

Job description

globe personal services GmbH in Wien sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit. Sie koordinieren Termine, E-Mails und Aufgaben der Geschäftsführung, bereiten Meetings vor, erstellen Protokolle und unterstützen beim monatlichen Berichtswesen sowie bei Analysen und internen Berichten.

Sie arbeiten eng mit dem Assistenzteam zusammen, organisieren internationale Meetings und Reisen und repräsentieren die Geschäftsführung professionell.